כשמנהלים מחשבים את עלויות התפעול של הארגון, הם בודקים משכורות, רכבים, שיווק וארנונה. אבל יש סעיף אחד שנוטה "להתחבא" מתחת לרדאר, למרות שהוא עולה לחברה עשרות (ואף מאות) אלפי שקלים בשנה: חדר הגניזה.
באקלים העסקי של היום, כשמחירי השכירות למשרדים ושטחי מסחר נמצאים בשיא, כל מטר רבוע שאינו מייצר הכנסה הוא נטל כלכלי. מעבר לארכיון דיגיטלי חכם כמו סמדר הוא לא רק שדרוג טכנולוגי – הוא מהלך נדל"ני מהמעלה הראשונה.
המתמטיקה של הקלסרים: כמה זה עולה לכם באמת?
בואו נעשה חישוב מהיר: חדר ארכיון סטנדרטי תופס בממוצע בין 15 ל-30 מ"ר במשרד טיפוסי.
- שכירות וארנונה: במחירי השכירות הנוכחיים (כולל דמי ניהול וארנונה), כל מטר רבוע עולה לארגון בין 100 ל-250 ש"ח בחודש (תלוי במיקום).
- החשבון: חדר גניזה של 20 מ"ר עולה לכם בין 24,000 ל-60,000 ש"ח בשנה רק על עצם קיומו.
- ההפסד האלטרנטיבי: באותם 20 מ"ר יכולתם להציב 4-5 עמדות עבודה חדשות לאנשי מכירות או פיתוח – עובדים שמייצרים לארגון כסף, במקום קלסרים שרק "אוכלים" אותו.
אחסון חיצוני: הפתרון היקר והמסורבל
ארגונים רבים בוחרים בפתרון של גניזה חיצונית. לכאורה זה חוסך מקום במשרד, אבל בפועל מדובר בבור תקציבי:
- עלות קבועה: תשלום חודשי על כל ארגז שיושב במחסן.
- עלות שליפה: בכל פעם שצריך מסמך לביקורת, אתם משלמים על השליפה ועל ההובלה למשרד.
- זמן המתנה: המידע שלכם "כלוא". לוקח יום או יומיים עד שהמסמך מגיע אליכם.
המהפכה של מערכת "סמדר": להפוך נדל"ן אבוד לשטח יצרני
מעבר לארכיון דיגיטלי מאפשר לכם "למחוק" את חדר הגניזה מהמאזן.
- אפס שטחי אחסון: כל המידע של הארגון – מיום הקמתו ועד היום – נכנס לתוך שרת מאובטח או ענן, שתופס אפס מטרים רבועים.
- ביטול הצורך בשינוע: אין יותר משאיות שמובילות ארגזי נייר. השליפה היא מיידית, מכל מקום ובכל זמן.
- סביבת עבודה מודרנית: משרד ללא קירות של קלסרים הוא משרד נעים יותר, מאוורר יותר ומזמין יותר לעובדים וללקוחות.
השורה התחתונה: אל תתנו לנייר לאכול לכם את הרווחים
המעבר למערכת סמדר מחזיר את ההשקעה בו (ROI) תוך זמן קצר מאוד, רק מתוך החיסכון בעלויות השכירות והאחסון הממשיות. בעידן שבו כל עסק מחפש להתייעל, פינוי חדר הגניזה הוא ה"כסף הקל" ביותר שאפשר להחזיר לקופת החברה.
הגיע הזמן להפסיק לשלם שכר דירה לקלסרים שלכם.