אוטומציה של סבב החתימות
אוטומציה של סבב החתימות
תהליכי אישור מסמכים בארגונים כוללים לעיתים מספר גורמים שצריכים לאשר או לחתום על המסמך.
כאשר התהליך מתבצע ידנית באמצעות מיילים או העברת קבצים בין אנשים, קשה לעקוב אחר סטטוס האישור ולעיתים נוצרים עיכובים.
DocCycle מאפשר לנהל סבב חתימות אוטומטי ומסודר שבו המסמך עובר בין הגורמים הרלוונטיים עד להשלמת התהליך.
איך סבב חתימות אוטומטי עובד
ניתן להגדיר מראש את סדר החתימות במסמך.
לדוגמה:
-
מנהל המכירות מאשר את המסמך
-
מנהל הכספים חותם
-
הלקוח מקבל את המסמך לחתימה
המערכת שולחת את המסמך לגורם הבא באופן אוטומטי לאחר שכל שלב הושלם.
שליטה ובקרה על תהליך החתימה
DocCycle מאפשר לעקוב אחרי סטטוס החתימה של כל מסמך בזמן אמת.
כך ניתן לראות מי כבר חתם, מי עדיין צריך לאשר ומה מצב התהליך.
המעקב מאפשר לזהות עיכובים ולנהל את תהליך האישור בצורה יעילה.
יתרונות האוטומציה
ביטול שרשראות מיילים
שליטה מלאה בתהליך האישור
מעקב ברור אחרי סטטוס החתימות
קיצור זמן סגירת תהליכים
תיעוד מלא של כל שלב בתהליך
