כמה זמן מהיום שלכם מתבזבז על חיפוש מידע? לפי מחקרים, עובד ממוצע מבזבז כמעט 20% מזמן העבודה שלו רק על חיפוש מסמכים, אימיילים או נתונים ש"נעלמו" בתוך ערימות של תיקיות וקלסרים.
במחלקות כספים, לוגיסטיקה ומשפטים, המצב מאתגר עוד יותר. כשצריך לשלוף חשבונית ספק מלפני שנתיים לצורך ביקורת, או למצוא סעיף ספציפי בחוזה שכירות ישן, ה-20% האלו הופכים מהר מאוד לשעות של תסכול.
מערכת סמדר שמה סוף לחיפושים. היא הופכת את הארכיון שלכם ל"גוגל" ארגוני פרטי, שבו כל פיסת מידע נמצאת במרחק של 3 שניות בלבד.
הקסם שמאחורי הקלעים: טכנולוגיית ה-Full Text Search
רוב מערכות הארכיון הישנות מסתמכות על "תיוק" (Indexing) ידני. מישהו היה צריך להקליד: "חשבונית מס, ספק כהן, תאריך 2022". אם הוא טעה בהקלדה – המסמך אבוד.
במערכת סמדר, אנחנו משתמשים בטכנולוגיית OCR (זיהוי תווים אופטי) מתקדמת שסורקת את כל תוכן המסמך. ברגע שחשבונית או חוזה נכנסים לארכיון, המערכת "קוראת" אותם מהמילה הראשונה ועד האחרונה והופכת אותם לטקסט חי שניתן לחיפוש.
מה זה אומר עבורכם ביומיום?
- חיפוש לפי כל מילה: אתם לא חייבים לזכור את שם הקובץ או את מספר החשבונית. אתם יכולים לחפש לפי שם מוצר שמופיע בתוך החשבונית, לפי ח"פ של לקוח, או אפילו לפי מילה ייחודית שמופיעה בתוך נספח לחוזה.
- סינון חכם (Faceted Search): בדיוק כמו באתר קניות, תוכלו לצמצם את התוצאות במהירות: "תראה לי את כל החוזים שנחתמו ב-2021 שמופיעה בהם המילה 'ביטוח'".
- תצוגה מקדימה מהירה: המערכת מדגישה לכם את המילה שחיפשתם בתוך גוף המסמך, כך שאתם אפילו לא צריכים לפתוח את הקובץ כדי לדעת שמצאתם את מה שחיפשתם.
המהפכה של מחלקת הכספים והמשפט
בזמן ביקורת של מס הכנסה או לקראת דיון משפטי, היכולת לשלוף מסמך ב-3 שניות היא לא רק נוחות – היא עוצמה.
- בביקורות: במקום לבקש מהמבקר "לחזור מחר" כדי שתמצאו את הניירות, אתם מציגים לו את הכל על המסך כאן ועכשיו. זה משדר שליטה, סדר ואמינות.
- בניהול חוזים: צריכים לבדוק מה סוכם לגבי "תנאי תשלום" עם עשרה ספקים שונים? חיפוש אחד פשוט מרכז לכם את כל הדפים הרלוונטיים מכל עשרת החוזים ברשימה אחת.
השורה התחתונה: החזירו לעצמכם את הזמן
הזמן של העובדים שלכם יקר מדי מכדי שיבוזבז על דפדוף בקלסרים או בתיקיות Windows מבולגנות. מעבר למערכת סמדר עם יכולת חיפוש טקסטואלי מלא, הופך את המידע הארגוני שלכם מ"נטל" ל"נכס" נגיש.
כשיודעים שאפשר למצוא כל דבר ב-3 שניות, המשרד הופך למקום שקט, יעיל ומקצועי הרבה יותר.