אחד החששות הגדולים ביותר של מנהלי כספים ומנכ"לים הוא הרגע שבו הם עומדים מול מגרסת הנייר. כולנו רוצים משרד נקי ללא קלסרים, אבל השאלה תמיד מהדהדת: "ומה אם מס הכנסה יבקש לראות את המקור?".
החדשות הטובות הן שהחוק בישראל התקדם משמעותית. כבר לא צריך לשמור מחסנים של נייר "ליתר ביטחון". התקנות מאפשרות ביעור (השמדה) של מסמכי מקור לאחר סריקתם, בתנאי שעומדים בכללים ברורים.
מעבר לעמידה בדרישות החוק היבש, ארכיון דיגיטלי מהווה קפיצת מדרגה קריטית באבטחת המידע של הארגון. בעוד שגניזה פיזית חשופה לסכנות כמו שריפה, הצפה, בלאי טבעי של הנייר או גישה פיזית לא מורשית, הארכיון הדיגיטלי מספק מעטפת הגנה רב-שכבתית. הוא מאפשר ניהול הרשאות גישה קפדני (כך שכל עובד נחשף רק למידע הרלוונטי עבורו), יצירת "נתיב ביקורת" (Audit Trail) המתעד כל צפייה או שינוי במסמך, והצפנה ברמה גבוהה המגנה על המידע הרגיש מפני פריצות. בעידן שבו חוק הגניזה מחייב שמירה על מסמכים למשך שנים רבות, הגיבוי הדיגיטלי מבטיח שגם במקרה של אסון פיזי במשרדי החברה, המידע הארגוני יישאר שלם, זמין ומוגן תחת תקני האבטחה המחמירים ביותר.
הנה המדריך המקוצר לאיך עושים את זה נכון מבלי להסתבך עם הרשויות.
1. מהו "מסמך סרוק" לפי החוק?
כדי שתוכלו להשמיד את המקור, המסמך הסרוק חייב להיחשב כ"רשומה מוסדית". זה אומר שהסריקה צריכה להתבצע כחלק ממהלך העסקים הרגיל של החברה, ובמערכת שמבטיחה שהמסמך לא ניתן לשינוי.
הפתרון של סמדר: המערכת חותמת כל מסמך בחתימה דיגיטלית מאושרת. חתימה זו מהווה הוכחה טכנולוגית לכך שהמסמך לא עבר שינוי מרגע הסריקה, והיא זו שמעניקה לו את התוקף המשפטי של המקור.
2. מה מותר להשמיד (לבער)?
לפי תקנות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), ניתן לבער מסמכים שהתקבלו מגורם חיצוני (כמו חשבוניות ספק או תעודות משלוח) לאחר שנסרקו לפי הכללים.
התנאי: עליכם לשמור את המסמך הדיגיטלי למשך התקופה הקבועה בחוק (בדרך כלל 7 שנים).
חשוב לדעת: ישנם מסמכים חריגים (כמו שטרי בעלות, צוואות או מסמכים משפטיים מסוימים) שבהם עדיין יש חובה לשמור את המקור הפיזי, אך עבור 95% מהניירת המשרדית – הסריקה היא תחליף מלא.
3. איך עושים את זה נכון? (הצ'ק ליסט שלכם)
כדי לבער ניירת בצורה חוקית, עליכם לעבוד לפי סדר פעולות מוגדר:
סריקה באיכות גבוהה: המסמך חייב להיות קריא לחלוטין.
חתימה דיגיטלית מאושרת: חובה להשתמש במערכת ארכיון חכמה שחותמת את הקבצים (כמו מערכת סמדר).
גיבוי כפול: החוק דורש לוודא שהמידע מגובה ושמור במקום בטוח.
רישום ביעור: יש לנהל רישום של אילו מסמכים הושמדו ומתי.
4. היתרון המכריע: קבילות בבית משפט
מסמך שנסרק ונחתם דיגיטלית במערכת "סמדר ארכיון דיגיטלי" הוא קביל בבית משפט בדיוק כמו המקור. במקרה של תביעה או ביקורת, אתם לא צריכים לרוץ למחסן. אתם פשוט שולפים את הקובץ החתום מהמערכת תוך שניות. השופט או נציג רשות המיסים מקבלים קובץ אמין שאינו ניתן לזיוף.
5. החיסכון הכלכלי מאחורי הביעור
מעבר לסדר בעיניים, ביעור מסמכים חוסך כסף ישיר:
ביטול עלויות אחסנה חיצונית (גניזה).
חיסכון בשטחי נדל"ן יקרים במשרד.
צמצום זמן העבודה של עובדים שמחפשים ניירת פיזית.
שורה תחתונה
אל תתנו לפחד מהרגולציה לעצור את המהפכה הדיגיטלית שלכם. חוק הגניזה בישראל תומך במעבר לדיגיטל, כל עוד אתם משתמשים בכלים הנכונים. עם מערכת סמדר, אתם יכולים להפעיל את המגרסה בלב שקט, בידיעה שהמידע שלכם מאובטח, חתום ועומד בכל דרישות החוק.
