תשכחו ממסמכים ותיוקים: הפתרונות הטכנולוגיים המתקדמים למשרד ללא נייר דיגיטציה של כל הניירת בארגון והמעבר ל-Paperless Office היא מגמה מבורכת • כיצד תוכלו לייעל את התהליך ואף להתמודד מול סוגיות משפטיות הקשורות אליו – כמו למשל, סוגיית החתימה הדיגיטלית בשנים האחרונות הולכת ומתחזקת מגמת המשרדים ללא נייר (Paperless Offices), שבמסגרתה עסקים וארגונים שונים מצמצמים עד מעלימים את השימוש בחומרים מודפסים. היא כוללת בין השאר את סריקת כלל המסמכים באופן ממוחשב ויצירתם מלכתחילה באופן דיגיטלי (כמו למשל מרשמי תרופות, נסכי טאבו ועוד). מהפכה זו מתאפשרת הודות למגוון רחב של פתרונות טכנולוגיים, שמייצרים למשרדים חיסכון גדול במשאבים ושליטה אופטימלית בסידור וקיטלוג מסמכי הארגון. – פרסומת – יחד עם זאת, מכלול הפתרונות המדובר חייב להתייחס למספר סוגיות טכנולוגיות ומשפטיות חשובות, זאת על מנת לאפשר לעסקים לפעול בצורה חוקית, לפי תקנות מדינת ישראל, ולהפוך את תהליך הדיגיטציה של המסמכים ליעיל באמת. שכן, המטרה המרכזית של עסק היא להצליח לארכב ולאחזר מסמכים בצורה יעילה כדי להתנהל מול הלקוחות באופן שוטף. פגיעה בהליך יכולה ליצור לאותו העסק הפסד כספי, תקלות מול לקוחות ואפילו תסבוכת מול הרשויות. מכאן עולה השאלה: כיצד ניתן לבצע את תהליך הדיגיטציה בארגון בצורה נכונה? איך ניתן באמת להימנע מהנייר ולשמור את המסמכים בצורה מיטבית. "השאלה אינה רק טכנולוגית, אלא הרבה מעבר לכך. צריך לעמוד בכללים מסוימים וזה לחלוטין אפשרי אם עושים זאת נכון", מסביר פליקס כהן, מנהל, מייסד ושותף ב-SPS פתרונות הדפסה. כהן מנהל את מערך המכירות של בית תוכנה ישראלי המפתח ומשווק תוכנות המספקות פתרונות מתקדמים בתחום הארכיון הדיגיטלי אבטחת הדפסה, חתימה דיגיטלית, סבב חתימות דיגיטלי מכל מקום ,והקבילות מבחינה משפטית. במקום עשרות מסמכים: מסמך מאוחד חתימה דיגיטלית היא אחד המרכיבים המהותיים בעולם המשרדים ללא נייר. החתימה הדיגיטלית מאפשרת למעשה נעילה של המסמך עם אישור אלקטרוני, כשכל ניסיון לערוך אותו לאחר שנחתם נרשם ובו במקום הוא מאבד את ערכו. "מדובר במפתח שנועל את המסמך. אם ניסו לערוך אותו, קרי לפרוץ אותו, נרשמת התרעה ואז יודעים שהמסמך אינו קביל יותר", מסביר כהן. כך, מבחינה חוקית, ניתן לחתום דיגיטלית שורה ארוכה של מסמכים, ממרשמים רפואיים, דרך מסמכי בית משפט ועד למגוון רחב של עסקאות. לדברי כהן, אחד האתגרים שעסקים שונים מתמודדים עימם נוגע לשימוש במרכיב החתימה הדיגיטלית ולמשלוח חשבוניות עסקה, הזמנות עבודה ומסמכים נוספים שהם חלק מתהליך העבודה השוטף מול לקוחות. הוא מסביר כי "פתרונות שעסקים רבים משתמשים בהם, כמו למשל מערכות ERP ועוד, מתמקדים בייצור מסמך לכל עסקה או שלב בתהליך בנפרד והוצאתו ללקוח". כך עבור כל הזמנת עבודה או רכש או חשבונית, המערכת מוציאה מסמך נפרד ושולחת אותו ללקוח והתהליך אינו מיטבי". נמאס מהבלאגן במשרד, הכירו את התוכנה שמאפשרת לכם לחסוך זמן וכסף. לפרטים הקליקו כאן>> מוצר חדשני, שירות חשבונית למייל, אשר פותח על ידי SPS, ולדברי כהן מהווה פתרון ייחודי בשוק, מאפשר לאחד באופן דיגיטלי את כל מסמכי העסקה מול לקוח מסוים ולהפיק מסמך מאוחד. "נניח שמול לקוח מסוים יש לי עסקה מתמשכת שכוללת תעודות משלוח והזמנות רכש, ומסמכים נוספים, המוצר שלנו יודע לספח לכל חשבונית את המסמכים שקשורים אליה ולהפיק PDF אחד, חתום דיגיטלית באופן חוקי, מאובטח, קביל על ידי רשויות המס ושניתן בקלות לארכב אותו באופן דיגיטלי", אומר כהן. "בכל רגע נתון, למשל במענה למקרים שלקוח מאבד את המסמך מסיבה כזו או אחרת, ניתן לשלוף אותו מחדש ולשלוח בשנית. לא מדובר במסמך נאמן למקור, אלא במסמך המקורי שפשוט נשלף מהארכיון. במקום עשרה מסמכים שונים קיימת חשבונית במייל עם כל הנספחים מרוכזים", הוא מדגיש. משטחי החתמה דיגיטליים חוקיים מכירים את הסיטואציה שבה אתם נדרשים לחתום על עסקה מול גוף עסקי כלשהו ולצורך כך מוגש לכם משטח שחור עם עט דיגיטלי אשר משמש אתכם לצורך החתימה? אז מתברר שבמקרים מסוימים לא הכירו בחתימה זו. "אין במדינת ישראל חוק בנושא או תקנות שקובעות כיצד יש להחתים לקוחות על מסמכים דיגיטליים וזה יוצר בעיה", מציין כהן. וכשיש לקונה בחוק או בתקנות, כמו בהרבה מקרים אחרים, הפסיקה היא שמתווה את הכללים. לדברי כהן, כבר בשנת 2010 פסק בית המשפט לתביעות קטנות כנגד חברה, אשר החתימה לקוח על משטח מסוג זה. הטענה אז הייתה כי הנוהג במסגרתו הלקוח חותם על משטח כאשר ההסכם לא מונח לפניו, פסולה. זאת מאחר שהוא אינו רואה על מה הוא חותם תוך כדי הליך החתימה. ארבע שנים לאחר מכן נדרש לכך גם בית משפט השלום בירושלים, בתביעה שהוגשה נגד חברה אחרת. אז, ביקר בית המשפט את העובדה שהחתימה האלקטרונית שמבצע הלקוח למעשה משוכפלת ו"מודבקת" על המסמך, כך שהוא לא חותם בעצמו עליו. בכך, פסק בית המשפט כי החתימה נעדרת כל ערך משפטי. יצויין כי בית משפט לא פסל את המשטח, אלא את העובדה שלא הראו את התהליך או כי החתימה הועתקה. על מנת להתמודד עם הבעיה המשפטית, הרגולטורית והטכנולוגית שהוצגה בשורות מעלה, משווקת חברת SPS את משטח החתמה VPSign Vpad, תואם חתימת נייר עם עט, הכולל גם את כל הנתונים הביומטריים של החותם, לרבות וידוא זהות באמצעות תעודת זהות המוכנסת למשטח. מדובר במשטח ביומטרי בגודל 10 או 14 אינץ', שמאפשר לחתום על מסמכים בצורה דיגיטלית, תוך כדי שהחותם יכול לראות את המסמך במלואו ולדפדף בין העמודים השונים. בנוסף, המקום שבו הלקוח חותם על המסך הוא האזור שבו נדרשת החתימה. בדיוק כפי שנעשה עם דף ועט – והיא אינה מועתקת למקומות שונים במסמך. "מאחר שמדובר בטכנולוגיה ביומטרית, היא גם רגישה לעוצמת הלחיצה על המשטח ולתנועתיות ולכן גם מאפשרת ניתוח גרפולוגי במקרה של מחלוקת משפטית", מסביר כהן. "המסמך החתום דיגיטלית עובר לתיקיה או לענן, מוצפן לפי תקנים מחמירים ומאורכב", הוא מוסיף. "עדיין נעשה שימוש במשטחים האלה. לא רק ברכישות של מוצרים, אלא אפילו במוסדות פיננסים וחברות גדלות", מציין כהן ואף מדגים ממקרה אישי שחווה: "הפקדתי צ'ק באחד הבנקים. הפקיד החתים אותי באמצעות טבלט, לא ראיתי את המסמך ופתאום הופיע מסך שחור, שאלתי את הפקיד (טלר) איפה לחתום כי, כאמור, לא הראו לי על מה אני חותם. צילמתי סרטון של התהליך והעברתי אותו באופן אישי למנהלת מהפיקוח על הבנקים בצירוף הסבר על העדר תקינות של ההליך. היא כתבה לי שתבדוק את המקרה הספציפי של הבנק, כי על פניו נראה שאין בו עמידה ברגולציה הקיימת". עושים סדר ב-ERP – התוכנה החכמה שתייעל לכם את ניהול המשרד. לפרטים הקליקו כאן>> הדוגמאות של האחדת מסמכי העסקה באופן דיגיטלי למסמך אחד והפיתוח של משטחי החתימה הדיגיטלית הם רק חלק מהטכנולוגיות המתקדמות הזמינות כיום בשוק ומובילות את מהפכת המשרדים ללא נייר. כפי שניתן לראות, התהליך אינו כולל דיגיטציה פשוטה, אלא חשיבה טכנולוגית, משפטית ורגולטורית מורכבת המוטמעת במוצרים
