תהליך קליטת חשבוניות ספקים בפריוריטי גוזל הרבה זמן לא בגלל פריוריטי, אלא בגלל האופן שבו הוא מתבצע בפועל ברוב הארגונים.

להלן הגורמים המרכזיים שמאטים את התהליך:

1. ריבוי מקורות ופורמטים של חשבוניות

חשבוניות מגיעות במייל, ב-PDF, בצילום מהנייד, בקובץ סרוק או אפילו מודפס.
כל פורמט נראה אחרת, דורש פתיחה, בדיקה והבנה – עוד לפני שמתחילים להזין נתונים לפריוריטי.

2. הקלדה ידנית של נתונים קריטיים

במרבית החברות, עובד הנה״ח צריך להקליד ידנית:

• מספר ספק

• מספר חשבונית

• תאריך

• סכומים

• מע״מ

• פריטי חיוב

כל פעולה כזו לוקחת זמן, מחייבת ריכוז, ורגישה לטעויות שמובילות לתיקונים, זיכויים ובדיקות חוזרות.

3. צורך בבקרה והשוואה למסמכים אחרים

לפני קליטת החשבונית, יש לוודא התאמה להזמנה, תעודת משלוח או הסכם.
הבדיקה הזו מתבצעת לעיתים מחוץ לפריוריטי (מיילים, קבצים, ארכיון), ואז חזרה למערכת – תהליך שמבזבז זמן ויוצר נתק תפעולי.

4. תהליכי אישור ידניים ומפוזרים

חשבוניות רבות דורשות אישור של מנהלים או גורמים נוספים.
כאשר האישור מתבצע במיילים, הודעות או שיחות טלפון – אין רצף, אין שקיפות, ויש המתנות מיותרות שמעכבות את הקליטה.

5. חוסר אחידות בין ספקים

כל ספק שולח חשבונית במבנה אחר, עם שדות במיקומים שונים ולעיתים ללא פרטים מלאים.
המשמעות: כל חשבונית “מטופלת מחדש” כאילו זו הפעם הראשונה.

6. תיקון טעויות הוא צוואר הבקבוק האמיתי

טעות קטנה בהקלדה גוררת:

• זיהוי מאוחר

• בדיקה חוזרת

• ביטול מסמך

• הזנה מחדש

כל תיקון כזה שובר את רצף העבודה וגוזל זמן רב יותר מהקליטה הראשונית.

בשורה התחתונה

קליטת חשבוניות ספקים בפריוריטי גוזלת זמן כי היא מבוססת על עבודה ידנית, מעבר בין מערכות, ותלות באנשים – ולא על תהליך רציף ואוטומטי.

זו לא בעיית מערכת – זו בעיית תהליך.
וכאשר התהליך מתייעל, גם פריוריטי עובד מהר, מדויק ורגוע הרבה יותר.