שותפים לעסקים ולטכנולוגיה

תהליך קליטת חשבוניות ספקים בפריוריטי גוזל הרבה זמן לא בגלל פריוריטי, אלא בגלל האופן שבו הוא מתבצע בפועל ברוב הארגונים.

להלן הגורמים המרכזיים שמאטים את התהליך:

1. ריבוי מקורות ופורמטים של חשבוניות

חשבוניות מגיעות במייל, ב-PDF, בצילום מהנייד, בקובץ סרוק או אפילו מודפס.
כל פורמט נראה אחרת, דורש פתיחה, בדיקה והבנה – עוד לפני שמתחילים להזין נתונים לפריוריטי.

2. הקלדה ידנית של נתונים קריטיים

במרבית החברות, עובד הנה״ח צריך להקליד ידנית:

• מספר ספק

• מספר חשבונית

• תאריך

• סכומים

• מע״מ

• פריטי חיוב

כל פעולה כזו לוקחת זמן, מחייבת ריכוז, ורגישה לטעויות שמובילות לתיקונים, זיכויים ובדיקות חוזרות.

3. צורך בבקרה והשוואה למסמכים אחרים

לפני קליטת החשבונית, יש לוודא התאמה להזמנה, תעודת משלוח או הסכם.
הבדיקה הזו מתבצעת לעיתים מחוץ לפריוריטי (מיילים, קבצים, ארכיון), ואז חזרה למערכת – תהליך שמבזבז זמן ויוצר נתק תפעולי.

4. תהליכי אישור ידניים ומפוזרים

חשבוניות רבות דורשות אישור של מנהלים או גורמים נוספים.
כאשר האישור מתבצע במיילים, הודעות או שיחות טלפון – אין רצף, אין שקיפות, ויש המתנות מיותרות שמעכבות את הקליטה.

5. חוסר אחידות בין ספקים

כל ספק שולח חשבונית במבנה אחר, עם שדות במיקומים שונים ולעיתים ללא פרטים מלאים.
המשמעות: כל חשבונית “מטופלת מחדש” כאילו זו הפעם הראשונה.

6. תיקון טעויות הוא צוואר הבקבוק האמיתי

טעות קטנה בהקלדה גוררת:

• זיהוי מאוחר

• בדיקה חוזרת

• ביטול מסמך

• הזנה מחדש

כל תיקון כזה שובר את רצף העבודה וגוזל זמן רב יותר מהקליטה הראשונית.

בשורה התחתונה

קליטת חשבוניות ספקים בפריוריטי גוזלת זמן כי היא מבוססת על עבודה ידנית, מעבר בין מערכות, ותלות באנשים – ולא על תהליך רציף ואוטומטי.

זו לא בעיית מערכת – זו בעיית תהליך.
וכאשר התהליך מתייעל, גם פריוריטי עובד מהר, מדויק ורגוע הרבה יותר.

כדי להפסיק הקלדה ידנית של חשבוניות ספקים מבלי לפגוע בבקרה, צריך לשנות את אופי התהליך – לא לוותר על הבקרה, אלא להעביר אותה מהמקלדת למערכת.

כך זה עובד בפועל:

1. מפרידים בין הקלדה לבקרה

הקלדה ידנית היא עבודה טכנית, לא בקרה.
בקרה אמיתית היא בדיקה של חריגות, התאמות ואישורים – ודווקא שם בני אדם נותנים ערך.

כאשר הנתונים נקלטים אוטומטית, אנשי הנה״ח יכולים להתמקד בבקרה ולא בהזנה.

2. קליטה אוטומטית עם חוקים ברורים

מערכת קליטת חשבוניות חכמה יודעת לזהות:

• ספק

• מספר ותאריך חשבונית

• סכומים ומע״מ

• שורות חיוב

ובמקביל להפעיל חוקים: חריגות סכום, ספק לא מוכר, כפילויות ועוד.

רק מה שלא עומד בחוקים – נעצר לבדיקה.

3. התאמה להזמנות ותעודות משלוח

במקום בדיקה ידנית, המערכת מבצעת התאמה אוטומטית להזמנה או לתעודת משלוח בפריוריטי.
חשבוניות תואמות עוברות אוטומטית, וחריגות מסומנות לבדיקה.

כך הבקרה משתפרת – לא נעלמת.

4. תהליך אישור מובנה ושקוף

במקום מיילים ושיחות טלפון, האישור מתבצע כחלק מהתהליך:
כל חשבונית יודעת מי צריך לאשר אותה, באיזה שלב היא נמצאת, ומה חסר כדי להתקדם.

יש תיעוד, יש שקיפות, ואין חשבוניות “תקועות”.

5. שליטה מלאה בפריוריטי

הקליטה האוטומטית לא עוקפת את פריוריטי – היא עובדת יחד איתו.
החשבונית נכנסת למערכת רק לאחר שעברה את כל הבדיקות והאישורים שהוגדרו מראש.

איך DocReader מאפשר את זה

DocReader מבטל את הצורך בהקלדה ידנית, בלי לוותר על הבקרה – אלא להפך.
הוא קולט את החשבונית, מזהה את הנתונים, מבצע התאמות ובדיקות לפי כללי הארגון, ומעביר לפריוריטי רק חשבוניות תקינות ומאושרות.

טעויות הקלדה בחשבוניות שמגיעות במייל או כ-PDF נוצרות כמעט תמיד מאותו מקור: העתקה ידנית של נתונים ממסמך חיצוני למערכת.
כדי לצמצם אותן באמת, צריך לצמצם את המגע הידני – לא רק “להיזהר יותר”.

כך עושים את זה נכון:

1. מפסיקים להקליד מתוך PDF

PDF הוא פורמט תצוגה, לא פורמט עבודה.
כל עוד עובד צריך לפתוח קובץ, לקרוא מספרים ולהעתיק אותם לפריוריטי – טעויות הן עניין של זמן, במיוחד בעומס.

הפתרון הוא שהמערכת “תקרא” את המסמך, לא האדם.

2. זיהוי אוטומטי של שדות קריטיים

מערכת קליטת חשבוניות חכמה מזהה באופן אוטומטי:

• מספר ספק

• מספר חשבונית

• תאריך

• סכומים, מע״מ וסך לתשלום

כך נמנעות טעויות נפוצות כמו ספרה חסרה, היפוך מספרים או הזנת שדה במקום לא נכון.

3. בדיקות לוגיות במקום זיכרון אנושי

במקום לסמוך על עובד שיבחין בטעות, המערכת בודקת:

• כפילות של מספר חשבונית

• חריגה מסכומים רגילים לספק

• אי־התאמה בין סכום לפני ואחרי מע״מ

הבדיקות האלו קורות תמיד, בלי עייפות ובלי פספוסים.

4. התאמה להזמנות ולמסמכים קיימים

כאשר החשבונית נבדקת מול הזמנה או תעודת משלוח בפריוריטי, טעויות מתגלות מיד.
אם משהו לא תואם – החשבונית לא ממשיכה אוטומטית, אלא מסומנת לבדיקה.

5. טיפול ממוקד רק בחריגים

במקום לעבור ידנית על כל חשבונית, צוות הנה״ח מטפל רק במסמכים עם חריגה אמיתית.
פחות מגע ידני = פחות טעויות.

איך DocReader מצמצם טעויות בפועל

DocReader קורא חשבוניות שמגיעות במייל או כ-PDF ומכין אותן לקליטה בפריוריטי בלי הקלדה ידנית.
הוא מזהה את הנתונים, מפעיל בדיקות חכמות ומעביר למערכת רק מסמכים תקינים.

התוצאה:

• ירידה דרמטית בטעויות הקלדה

• פחות תיקונים וזיכויים

• וקליטה מדויקת ויציבה של חשבוניות ספקים בפריוריטי.

כאשר חשבוניות מגיעות בפורמטים שונים מכל ספק – PDF, סריקות, תמונות או מיילים – האתגר הוא לאפשר לכל החשבוניות להיכנס למערכת בצורה אחידה בלי להתבסס על הקלדה ידנית.

כך מטפלים בזה נכון:

1. לא לסמוך על פורמט אחיד מהספק

בפועל, ספקים רבים שולחים חשבוניות במבנים שונים ואין דרך “לאלץ” אותם להשתמש בפורמט אחד.
לכן הפתרון חייב להיות גמיש ומבוסס תוכנה, שמזהה את הנתונים בכל סוג מסמך.

2. המרת קבצים לקריאה אוטומטית

מערכת חכמה יכולה:

• לקרוא PDF, תמונה, סריקה או Excel

• לזהות טקסט ושדות קריטיים במסמך

• להמיר אותם לפורמט אחיד שמתאים ל-ERP (למשל פריוריטי)

כך כל החשבוניות “מוזנות” למערכת באותו מבנה, בלי תלות במקור.

3. שימוש בחוקים חכמים לזיהוי נתונים

מערכת חכמה בודקת אוטומטית:

• מספר ספק

• מספר חשבונית

• תאריך וסכומים

• פרטי שורות חיוב

גם אם המסמך נראה שונה בכל פעם, הנתונים נקלטים בצורה נכונה.

4. ניהול חריגות בצורה ממוקדת

אם יש חריגה או מידע חסר – המערכת מסמנת את החשבונית לבדיקה.
כך הצוות מתמקד רק במה שצריך ולא צריך לסרוק כל מסמך ידנית.

5. אינטגרציה חלקה עם ERP

לא משנה באיזה פורמט הגיעה החשבונית – אחרי העיבוד היא נכנסת לפריוריטי בצורה אחידה ומוכנה לבקרה ואישור, בדיוק כמו כל מסמך אחר.

איך DocReader פותר את זה

DocReader קורא כל סוג של חשבונית – PDF, סריקה, צילום או מייל – ומסדר את הנתונים לפריוריטי באופן אוטומטי.
כך ניתן לקלוט כל ספק בלי צורך בתבנית קבועה, בלי הקלדה ידנית ועם שמירה מלאה על בדיקות ובקרה.

התוצאה:

• חשבוניות מכל מקור מתקבלות בצורה אחידה

• פחות טעויות והקלדות מיותרות

• תהליך מהיר, מדויק ושקוף לפריוריטי.

כאשר חשבוניות ספקים מגיעות ב-PDF, סריקות, מיילים או Excel, קליטת הנתונים לפריוריטי יכולה להיות מסורבלת ורגישה לטעויות. הפתרון הוא קליטת חשבוניות אוטומטית שמסדרת את כל המסמכים בצורה אחידה ומוכנה ל-ERP.

איך מצמצמים טעויות ומייעלים את התהליך:

• זיהוי חכם של כל סוגי הקבצים – מספר ספק, מספר חשבונית, תאריך וסכומים מזוהים אוטומטית.

• המרה לפורמט אחיד לפריוריטי – כל החשבוניות נכנסות למערכת באופן עקבי, בלי הקלדה ידנית.

• בדיקות אוטומטיות – כפילויות, חריגות וסכומים לא תואמים מסומנות לבדיקה בלבד.

• אישור ומעקב שקוף – כל חשבונית עוברת את תהליך האישור שהוגדר בארגון, עם תיעוד מלא.

DocReader – הפתרון המושלם

DocReader קורא ומסדר חשבוניות מכל ספק, בכל פורמט, ומכניס אותן לפריוריטי באופן אוטומטי.
כך חוסכים זמן, מפחיתים טעויות הקלדה ומחזיקים בבקרה מלאה על כל המסמכים.

קליטת עשרות או מאות חשבוניות ספקים ביום יכולה להיות תהליך כבד ומסורבל אם מסתמכים על הקלדה ידנית. כדי לבצע זאת בלי להגדיל כוח אדם, הפתרון הוא אוטומציה חכמה שמבטיחה קליטה מדויקת ושמירה על בקרה בפריוריטי.

צעדים עיקריים:

1. קליטה אוטומטית של כל סוגי החשבוניות
   כל חשבונית, בין אם היא מגיעה ב-PDF, סריקה, מייל או תמונה, נקלטת אוטומטית. המערכת מזהה את כל הנתונים החיוניים: מספר ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים ופרטי שורות חיוב.

2. המרה לפורמט אחיד לפריוריטי
   כל החשבוניות ממוינות ומוכנות לקליטה במערכת ERP באופן אחיד, בלי תלות בפורמט או בספק.

3. בדיקות חכמות ואוטומטיות
   המערכת מפעילה חוקים לבדיקת כפילויות, חריגות סכומים או אי התאמה להזמנות ותעודות משלוח. רק חריגות אמיתיות מסומנות לבדיקה ידנית, כך שמצביעי הבקרה נשארים במרכז התהליך.

4. אישור ושקיפות מובנים
   תהליך האישור מתבצע בתוך המערכת, עם תיעוד מלא ומעקב אחר כל חשבונית – ללא הצורך במיילים או שיחות טלפון. כך יש שליטה מלאה על כל המסמכים.

5. צמצום טעויות והעומס על הצוות
   פחות הקלדה ידנית = פחות טעויות = פחות תיקונים וזיכויים. צוות הנה״ח מתמקד בבקרה ובאישור, במקום בהזנה.

DocReader – הפתרון המושלם

DocReader מאפשר קליטה אוטומטית של עשרות ואף מאות חשבוניות ביום, מכל ספק ובכל פורמט, ללא הגדלת כוח אדם בהנה״ח. המערכת:

• קוראת ומזהה את כל הנתונים בחשבוניות

• מבצעת בדיקות אוטומטיות

• מסדרת את המסמכים לפריוריטי בצורה אחידה

• שומרת על בקרה מלאה ואישורים

תוצאה: תהליך מהיר, מדויק, שקוף, ומוכן לטיפול המנהלי של הנה״ח – בלי סיכון לטעויות והקלדה מיותרת.

חיבור בין חשבונית ספק לבין הזמנה או תעודת משלוח בפריוריטי הוא שלב קריטי בתהליך הנהלת החשבונות, במיוחד כשמדובר בעשרות חשבוניות ביום. אם התהליך נעשה ידנית, הוא גוזל זמן ורגיש לטעויות. הפתרון הוא אוטומציה חכמה שמבצעת את ההתאמה באופן מלא ומדויק.

איך זה עובד בפועל:

1. זיהוי אוטומטי של פרטי החשבונית
   המערכת קוראת את כל הנתונים החשובים: מספר ספק, מספר הזמנה, תאריך, סכומים ופרטי שורות חיוב.

2. חיפוש והתאמה מול הזמנה או תעודת משלוח בפריוריטי
   הנתונים מהחשבונית משווים באופן אוטומטי להזמנה או תעודה קיימת במערכת ERP.

   • התאמה מלאה → החשבונית מוכנה לקליטה

   • חריגה / אי התאמה → מסומנת לבדיקה ידנית

3. בדיקות חכמות ושמירה על בקרה
   המערכת מפעילה חוקים אוטומטיים כדי לוודא שהסכומים, פרטי השורות ומספרי המסמכים תואמים.
   כך צוות הנה״ח מתמקד רק בחריגות – אין צורך לבדוק ידנית כל חשבונית.

4. קליטה ושקיפות בפריוריטי
   לאחר שהחשבונית תואמת, היא נכנסת אוטומטית לפריוריטי, עם תיעוד מלא ותהליך אישורים מובנה.

DocReader – הפתרון המושלם

DocReader מחבר בין חשבוניות ספק להזמנות ותעודות משלוח בפריוריטי באופן אוטומטי ומדויק.
כך ניתן:

• לחסוך שעות עבודה יומיות בהנה״ח

• למנוע טעויות הקלדה והזנות שגויות

• לשמור על בקרה מלאה ואישורים

• לקלוט עשרות ואף מאות חשבוניות ביום ללא הגדלת כוח אדם

אחת הבעיות הנפוצות בהנה״ח היא קליטת כפילות של חשבוניות, במיוחד כשמסמכים מגיעים במייל, PDF או סריקות. הכפילות גורמת לטעויות בהזנה, תיקונים מיותרים ולעומס מיותר על הצוות. הפתרון הוא מערכת אוטומטית שמזהה כפילויות לפני קליטת החשבונית בפריוריטי.

איך זה עובד בפועל:

1. זיהוי אוטומטי של מספרי חשבונית וספק
   המערכת קוראת את כל הנתונים הקריטיים – מספר ספק, מספר חשבונית, תאריך וסכומים – ומשווה אותם לחשבוניות שכבר קיימות במערכת.

2. בדיקות כפילויות חכמות
   המערכת לא מסתמכת רק על מספר החשבונית – היא בודקת גם התאמה של סכומים, תאריכים ופרטי שורות חיוב כדי לזהות חריגות או כפילויות סמנטיות.

3. התרעה לפני קליטה
   כאשר חשבונית כבר קיימת או נתפסת כפוטנציאל כפול, המערכת מסמנת אותה לבדיקה ידנית.
   כך נמנעת קליטה כפולה, מבלי לעצור את כל התהליך עבור יתר החשבוניות.

4. שמירה על זרימה חלקה בפריוריטי
   כל חשבונית תקינה ממשיכה אוטומטית לקליטה בפריוריטי עם תיעוד מלא ותהליך אישורים, בלי שהצוות צריך לבדוק ידנית כל מסמך.

DocReader – הפתרון המושלם

DocReader מונע קליטת כפילויות אוטומטית, גם כשחשבוניות מגיעות ממספר ספקים ובפורמטים שונים.
יתרונות עיקריים:

• זיהוי כפילויות לפני קליטה בפריוריטי

• צמצום טעויות הקלדה והזנות כפולות

• חיסכון בזמן עבודה יומי ומניעת עומס מיותר על הנה״ח

• שמירה על בקרה מלאה ואישורים

אחת הדאגות המרכזיות בהנה״ח היא לוודא שכל חשבונית נכנסת לפריוריטי בצורה מדויקת, לפני שהיא משפיעה על ספרי החברה. טעויות הקלדה או חוסר התאמה למסמכים קיימים יכולים לגרום לתיקונים, זיכויים או בעיות בדוחות כספיים. הפתרון הוא אימות אוטומטי ושקוף לפני הרישום.

איך זה עובד בפועל:

1. זיהוי אוטומטי של כל הנתונים
   המערכת קוראת את החשבונית ומזהה מספר ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים ומע״מ, וכן פרטי שורות חיוב.

2. בדיקות התאמה עם הזמנה או תעודת משלוח
   החשבונית משווה אוטומטית את הנתונים להזמנה או תעודת משלוח בפריוריטי. כל חריגה מסומנת לבדיקה – כך שהחשבון לא יוקלט אם משהו לא תואם.

3. בדיקות לוגיות ואוטומטיות

   • כפילויות חשבונית

   • חריגות סכומים או מע״מ

   • חוסר פרטים חשובים
     המערכת מציגה את החריגות בצורה ברורה לצוות הנה״ח.

4. אישור מבוקר לפני קליטה
   צוות הנה״ח בודק רק את החריגות – כל היתר מוכנס אוטומטית, עם תיעוד מלא ושקיפות מלאה, כך שהרישום בספרים מתבצע ללא סיכון לטעויות.

DocReader – הפתרון המושלם

DocReader מוודא שכל חשבונית נקלטת נכון לפני רישום בספרים בפריוריטי.
יתרונות עיקריים:

• זיהוי אוטומטי של נתוני החשבונית מכל פורמט (PDF, סריקה, מייל)

• בדיקה חכמה מול הזמנות ותעודות משלוח

• מניעת טעויות הקלדה וכפילויות

• שמירה על שקיפות ובקרה מלאה

• חיסכון בזמן עבודה יומי ומניעת עומס על צוות הנה״ח

סגירת חודש פיננסי היא לרוב תהליך לחוץ: עשרות עד מאות חשבוניות נכנסות ברגע האחרון, והקלדה ידנית, בדיקות כפילויות והתאמות להזמנות או תעודות משלוח יוצרים צווארי בקבוק בהנה״ח.

הפתרון הוא אוטומציה חכמה שמאפשרת קליטה מהירה, מדויקת ושקופה של כל החשבוניות, מבלי להגדיל כוח אדם.

איך זה עובד בפועל:

1. קליטה אוטומטית של כל חשבוניות הספקים
   כל חשבונית, מכל פורמט – PDF, סריקה, תמונה או מייל – נקלטת אוטומטית ומזוהה לפי כל השדות החשובים: מספר ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים ופרטי שורות חיוב.

2. בדיקות אוטומטיות של התאמות וחריגות
   המערכת משווה את החשבונית להזמנות ותעודות משלוח בפריוריטי ומסמנת חריגות בלבד לבדיקה ידנית. כך הצוות מתמקד רק בחריגות – כל היתר מתקדם באופן אוטומטי.

3. מניעת כפילויות ושגיאות הקלדה
   המערכת מוודאת שכל חשבונית נקלטת פעם אחת בלבד, ומצמצמת טעויות הקלדה.

4. אישור ושקיפות מובנים
   כל החשבוניות שעוברות בדיקה נכנסות לפריוריטי עם תיעוד מלא, כך שהצוות יכול לבצע סגירת חודש מהירה, מדויקת וללא הפתעות.

DocReader – הפתרון שמזרז סגירת חודש

DocReader מאפשר קליטה אוטומטית של עשרות ואף מאות חשבוניות ביום, עם שמירה על בקרה מלאה ואישורים, ללא צווארי בקבוק בהנה״ח.

יתרונות:

• חיסכון משמעותי בזמן העבודה לסגירת חודש

• הפחתת טעויות הקלדה וכפילויות

• ניהול קל ונוח של אישורים

• אינטגרציה מלאה עם פריוריטי / ERP

חשבוניות שמגיעות עם מידע חסר או שגוי – כגון סכומים לא תואמים, תאריך שגוי, פרטי ספק חסרים או אי התאמה להזמנה – הן אחת מהסיבות המרכזיות לעיכובים בסגירת החודש ובהקלדה ידנית. הפתרון הוא תהליך אוטומטי שמאתר חריגות ומספק דרך מסודרת לטיפול בהן, בלי לעצור את כל הזרימה.

איך זה עובד בפועל:

1. זיהוי אוטומטי של חריגות ושגיאות
   המערכת קוראת את כל הנתונים מהחשבונית ומזהה באופן אוטומטי:

   • סכומים או מע״מ לא תואמים

   • פרטים חסרים בספק או בתיעוד

   • אי התאמה להזמנה או לתעודת משלוח

2. הפרדת החשבוניות התקינות מהבעייתיות
   כל חשבונית תקינה עוברת אוטומטית קליטה לפריוריטי, והצוות מטפל רק בחשבוניות עם חריגות. כך הצוות לא “נתקע” בעבודה מיותרת.

3. סימון ברור וטיפול ממוקד
   החשבוניות עם חוסרים או שגיאות מסומנות במערכת, והצוות מקבל את כל המידע הדרוש כדי לתקן או להשלים את המסמך מול הספק במהירות.

4. שקיפות ואישור מובנה
   כל שינוי או תיקון נשמרים עם תיעוד מלא במערכת, כך שכל תהליך הטיפול בחשבוניות שמגיעות עם שגיאות הוא ברור ומבוקר.

DocReader – הפתרון האוטומטי

DocReader מזהה באופן אוטומטי חשבוניות עם שגיאות או חוסרים, מפריד אותן מהחשבוניות התקינות ומספק לצוות הנה״ח כלי ניהול ברור וממוקד.
יתרונות:

• טיפול מהיר בחשבוניות בעייתיות

• מניעת עיכובים בסגירת חודש

• חיסכון בזמן והפחתת טעויות הקלדה

• שמירה על בקרה מלאה ואישורים בפריוריטי

כשחשבוניות מגיעות ממקורות שונים – מייל, PDF, סריקות, Excel או תמונות – קל מאוד לאבד שליטה על התהליך: מסמכים הולכים לאיבוד, כפילויות מופיעות, ובדיקות ידניות גוזלות זמן רב. הפתרון הוא אוטומציה חכמה שמרכזת את כל החשבוניות במקום אחד ומסדרת אותן בצורה אחידה ומבוקרת.

איך זה עובד בפועל:

1. קליטה אוטומטית מכל מקור
   כל החשבוניות, מכל ספק ובכל פורמט, נקלטות אוטומטית למערכת אחת. אין צורך לבדוק מיילים או לפתוח PDF אחד אחד.

2. מיון וסידור לפי קריטריונים ברורים
   המערכת מסדרת את החשבוניות לפי: ספק, תאריך, מספר חשבונית, סטטוס אישור, התאמה להזמנה/תעודת משלוח – כך שמירה על סדר וארגון היא אוטומטית.

3. בדיקות חכמות ואיתור חריגות
   חשבוניות עם חוסרים, כפילויות או אי התאמות מסומנות לבדיקה ידנית, וכל היתר ממשיך בתהליך אוטומטי.

4. תיעוד ושקיפות מלאה
   כל חשבונית נשמרת עם תיעוד מלא בפריוריטי, כולל אישורים ושינויים, כך שכל הצוות יכול לעקוב אחר כל מסמך בקלות.

DocReader – הפתרון שמסדר את כל החשבוניות

DocReader מאפשר שמירה על סדר וארגון גם כשחשבוניות מגיעות ממקורות שונים:

• קליטה אוטומטית של כל המסמכים

• מיון ואחסון אוטומטי בפריוריטי לפי סטטוס וספק

• זיהוי חריגות והסמנתן לבדיקה ממוקדת

• שמירה על בקרה מלאה ואישורים

תוצאה: תהליך מסודר, שקוף ואוטומטי, ללא הצורך בהגדלת כוח אדם, עם הפחתת טעויות והקפדה על סדר בכל החשבוניות.

כשיש כמה מנהלי חשבונות המנהלים חשבוניות במקביל, קל מאוד לאבד אחידות: מסמכים כפולים, סטנדרטים שונים לעיבוד, ובדיקות לא עקביות. הפתרון הוא תהליך אוטומטי שמסדיר את כל החשבוניות בצורה אחידה ומובנית, לכל הצוות.

איך זה עובד בפועל:

1. מרכז אחיד לכל החשבוניות
   כל החשבוניות – PDF, סריקות, מיילים או Excel – נכנסות למערכת אחת מרכזית. כל מנהל חשבונות עובד על אותו מקור נתונים, ללא כפילויות או מסמכים מנותקים.

2. תהליך אחיד לזיהוי ומיון
   המערכת מזהה אוטומטית את כל השדות הקריטיים: מספר ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים, התאמה להזמנה או תעודת משלוח. כל החשבוניות מסודרות לפי קריטריונים אחידים – ספק, תאריך, סטטוס אישור.

3. בדיקות חכמות ואחידות
   חריגות, חוסרים או כפילויות מסומנות באופן אוטומטי, וכל היתר מתקדם בתהליך אוטומטי לפי חוקים אחידים – כך שאין הבדל בין מנהל חשבונות אחד לאחר.

4. אישור ושקיפות לכל הצוות
   כל שינוי או תיקון נשמר עם תיעוד מלא בפריוריטי. כל מנהל חשבונות יכול לראות את הסטטוס של כל חשבונית בזמן אמת, מה שמבטיח סדר, שקיפות ובקרה אחידה.

DocReader – הפתרון האוטומטי

DocReader מאפשר ליצור תהליך קליטה אחיד לכל מנהלי החשבונות:

• קליטה אוטומטית של כל חשבוניות מכל מקור

• זיהוי, מיון ובדיקות אחידות

• שמירה על בקרה ואישורים בפריוריטי

• מניעת כפילויות וטעויות הקלדה

• זרימה חלקה גם כשיש כמה אנשי הנה״ח

תוצאה: כל הצוות עובד באותה שפה, על אותה מערכת, עם סדר, דיוק ושקיפות – בלי להגדיל כוח אדם או להתפשר על בקרה.

ביקורת פנימית או חיצונית דורשת תיעוד מלא ושקוף של כל החשבוניות, וזמן חיפוש מסמכים ידני הוא אחד הגורמים המרכזיים לעיכובים וטעויות. הפתרון הוא ניהול אוטומטי של כל החשבוניות עם חיפוש ומעקב ממוקד.

איך זה עובד בפועל:

1. ארכיון דיגיטלי מרכזי
   כל החשבוניות – PDF, סריקות, Excel או מיילים – נשמרות באופן אוטומטי במערכת אחת, מסודרות לפי ספק, מספר חשבונית, תאריך וסטטוס.

2. חיפוש חכם ומיידי
   במקום לעבור מסמך מסמך, המערכת מאפשרת חיפוש מיידי לפי כל פרמטר – מספר חשבונית, ספק, סכום, תאריך, סטטוס אישור או התאמה להזמנה.

3. בדיקות ואישורים מובנים
   כל חריגה, חוסר או כפילות מסומנת ומנוהלת בצורה אוטומטית, כך שמנהל חשבונות או רואה חשבון יכולים לעקוב אחר כל החשבוניות ללא חיפוש ידני.

4. תיעוד ושקיפות מלאה
   כל פעולה נשמרת עם תיעוד מלא במערכת – מי אישר, מתי, ומה שונתה החשבונית. זה מאפשר עמידה מלאה בדרישות ביקורת, בלי צורך לפתוח מסמכים פיזיים או לבצע בדיקות ידניות.

DocReader – הפתרון האוטומטי

DocReader מאפשר לעמוד בדרישות ביקורת ורואה חשבון בלי חיפוש ידני במסמכים:

• ארכיון דיגיטלי מרכזי של כל החשבוניות

• חיפוש מהיר ומדויק לפי כל פרמטר

• זיהוי חריגות, חוסרים וכפילויות באופן אוטומטי

• שמירה על בקרה מלאה ותיעוד לכל פעולה

• אינטגרציה מלאה עם פריוריטי / ERP

תוצאה: עמידה מלאה בדרישות ביקורת, שקיפות מלאה, חיסכון בזמן והפחתת טעויות – כל זה בלי להגדיל כוח אדם.

תהליך ההקלטה הוא רק חלק מהתמונה: לפני שהחשבונית משולמת, יש לוודא שהיא נבדקה ואושרה בהתאם לבקרות הפנימיות של החברה. אם התהליך ידני, זה יוצר עיכובים, כפילויות וסיכונים לטעויות. הפתרון הוא חיבור אוטומטי בין קליטת החשבונית לבין תהליך האישור, תוך שמירה על שקיפות ובקרה מלאה.

איך זה עובד בפועל:

1. קליטה אוטומטית של החשבונית
   כל חשבונית נכנסת למערכת בצורה אוטומטית, עם זיהוי כל השדות הקריטיים: ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים ופרטי שורות.

2. בדיקות אוטומטיות לפני אישור
   המערכת מבצעת בדיקות התאמה להזמנה או תעודת משלוח, מזהה חריגות, חוסרים או כפילויות ומסמנת אותן לטיפול.

3. תהליך אישור מובנה בתוך המערכת
   רק לאחר שכל הבדיקות עברו בהצלחה, החשבונית נשלחת לאישור מנהל/מחלקת הנה״ח.
   כל הצוות רואה את סטטוס האישור בזמן אמת, ואין צורך להוציא מסמכים ידנית או לשלוח מיילים.

4. קישור אוטומטי לפריוריטי לפני תשלום
   לאחר אישור החשבונית, היא מתקבלת אוטומטית בפריוריטי מוכנה לתשלום, עם תיעוד מלא של כל השלבים – קליטה, בדיקה ואישור.

DocReader – הפתרון האוטומטי

DocReader מחבר בין קליטת החשבוניות לבין תהליך האישור לפני תשלום באופן אוטומטי:

• קליטה מכל מקור בפורמט אחיד

• בדיקות חריגות, חוסרים וכפילויות אוטומטיות

• תהליך אישור מובנה ושקוף לכל הצוות

• קליטה אוטומטית בפריוריטי לאחר אישור, מוכנה לתשלום

• חיסכון בזמן, מניעת טעויות ושמירה על בקרה מלאה

קליטת חשבוניות ידנית במסך פריוריטי היא תהליך שדורש הקלדה של פרטים רבים – ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים ופרטי שורות חיוב – מה שיכול לקחת זמן רב במיוחד כשמדובר בעשרות חשבוניות ביום. הפתרון הוא אוטומציה חכמה שמזרזת את כל התהליך תוך שמירה על דיוק ובקרה מלאה.

איך זה עובד בפועל:

1. זיהוי אוטומטי של כל פרטי החשבונית
   המערכת קוראת את המסמך מכל פורמט – PDF, סריקה, מייל או Excel – וממלאת את כל השדות הרלוונטיים למסך קליטת חשבוניות בפריוריטי.

2. בדיקות חכמות בזמן אמת
   חריגות סכומים, אי התאמה להזמנה או תעודת משלוח, כפילויות וחוסרים מזוהות אוטומטית ומסומנות לבדיקה בלבד. כל היתר מתקדם אוטומטית.

3. הקצאת חשבוניות לפי סטטוס אוטומטי
   החשבוניות ממוינות לפי ספק, תאריך וסטטוס אישור, כך שהעבודה במסך הקליטה היא ממוקדת ומהירה.

4. הפחתת טעויות והקלדה ידנית
   כל נתון שמוזן אוטומטית במערכת מפחית טעויות הקלדה ודרישות תיקונים בהמשך, מה שמקצר משמעותית את זמן העיבוד הכולל.

DocReader – הפתרון שמקצר זמן קליטה

DocReader מאפשר לקלוט חשבוניות ספקים במהירות ובדיוק במסך קליטת החשבוניות ב-Priority, תוך שמירה על בקרה מלאה:

• קליטה אוטומטית של עשרות חשבוניות ביום מכל מקור

• בדיקות חריגות, חוסרים וכפילויות באופן מיידי

• הקלדה ידנית מינימלית

• מיון ואחסון אוטומטי בפריוריטי

תוצאה: חיסכון משמעותי בזמן קליטת החשבוניות, צמצום טעויות ושיפור היעילות של צוות הנה״ח.

חיבור חשבונית להזמנת רכש הוא שלב קריטי בתהליך הנהלת החשבונות: כשמבוצע ידנית, הצוות צריך לחפש את ההזמנה הרלוונטית, להשוות פרטים, ולעיתים למצוא מסמכים נלווים – תהליך איטי ורגיש לטעויות. הפתרון הוא אוטומציה שמבצעת את ההתאמה באופן מיידי ומדויק, ללא חיפוש ידני.

איך זה עובד בפועל:

1. זיהוי אוטומטי של פרטי החשבונית
   המערכת קוראת את כל הנתונים הקריטיים – מספר ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים ופרטי שורות חיוב.

2. חיבור אוטומטי להזמנת הרכש
   הנתונים משווים באופן מיידי להזמנה הקיימת בפריוריטי.

   • התאמה מלאה → החשבונית מוכנה לקליטה

   • חריגה / אי התאמה → מסומנת לבדיקה ידנית

3. בדיקות חכמות ואוטומטיות
   המערכת מבצעת בדיקות כפילויות, חריגות וסכומים, כך שהצוות מתמקד רק בחריגות.

4. קליטה ושקיפות בפריוריטי
   כל חשבונית תקינה נכנסת אוטומטית לפריוריטי עם תיעוד מלא של כל השלבים, כולל בדיקה ואישור – הכל בלי חיפוש ידני.

DocReader – הפתרון האוטומטי

DocReader מחבר חשבוניות ספק להזמנות רכש קיימות בפריוריטי בצורה אוטומטית:

• זיהוי והמרה של כל סוגי המסמכים (PDF, סריקות, מיילים)

• התאמה מיידית להזמנה קיימת

• בדיקות חריגות וכפילויות אוטומטיות

• קליטה ושקיפות מלאה בפריוריטי

• חיסכון בזמן משמעותי ומניעת טעויות הקלדה

תוצאה: חיבור מהיר ומדויק בין חשבוניות להזמנות רכש, ללא חיפוש ידני, עם שמירה מלאה על בקרה ואישורים.

אחת הדאגות המרכזיות בצוות הנה״ח היא לוודא שכל חשבונית מוזנת בצורה מדויקת בפריוריטי לפני רישום לספרים או תשלום לספק. טעויות הקלדה, כפילויות או חוסרים עלולים לגרום לתיקונים מיותרים ועיכובים. הפתרון הוא בדיקה אוטומטית של הנתונים שנקלטו עם תיעוד ברור ומעקב מלא.

איך זה עובד בפועל:

1. השוואת הנתונים לחשבונית המקורית
   המערכת בודקת שכל השדות הקריטיים – ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים, מע״מ ופרטי שורות חיוב – תואמים בדיוק למסמך המקורי.

2. בדיקות אוטומטיות לחריגות
   כל אי התאמה, חוסר או כפילות מסומנת למעקב ידני. כל היתר מתקדם אוטומטית.

3. תיעוד מלא ושקיפות
   כל פעולה בפריוריטי מתועדת: מי אישר, מתי ומה השתנה. כך ניתן לעקוב אחרי כל חשבונית ולוודא שהנתונים נכונים.

4. התראות בזמן אמת
   במידה שיש חריגה או שגיאה, הצוות מקבל התרעה מידית כדי לתקן לפני רישום או תשלום.

DocReader – הפתרון שמבטיח דיוק

DocReader מבצע אימות אוטומטי של כל הנתונים שנקלטו לחשבונית ב-Priority:

• זיהוי כל השדות החשובים מכל סוגי המסמכים

• בדיקה מול המסמך המקורי והזמנות/תעודות משלוח

• זיהוי חריגות, כפילויות או חוסרים בזמן אמת

• תיעוד ושקיפות מלאה לכל פעולה במערכת

תוצאה: וידוא שהחשבוניות נכנסו נכונה לפריוריטי, צמצום טעויות הקלדה, חיסכון בזמן ושמירה על בקרה מלאה.

כאשר חשבוניות ספקים מגיעות במייל כ-PDF והצוות צריך להזין אותן ידנית לפריוריטי, התהליך הופך לאיטי, טעון שגיאות ומייצר עומס על הנה״ח. הפתרון הוא קליטה אוטומטית של החשבוניות, זיהוי הנתונים והכנתם לקליטה בפריוריטי בלי הקלדה ידנית.

איך זה עובד בפועל:

1. קליטה אוטומטית מהמייל
   כל חשבונית PDF שמגיעה לכתובת המייל המיועדת, נשמרת אוטומטית במערכת DocReader.

2. זיהוי והמרה של הנתונים
   המערכת קוראת את כל השדות החשובים: ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים ופרטי שורות חיוב, וממירה אותם לפורמט מוכן לקליטה בפריוריטי.

3. בדיקות אוטומטיות
   החשבונית נבדקת לכפילויות, חריגות סכומים, אי התאמות להזמנה או תעודת משלוח וחוסרים. חריגות מסומנות לבדיקה ידנית, וכל היתר מתקדם אוטומטית.

4. קליטה אוטומטית בפריוריטי
   לאחר כל הבדיקות, החשבונית מוזנת בפריוריטי עם תיעוד מלא של כל השלבים – קליטה, בדיקה ואישור – ללא צורך בהקלדה ידנית.

DocReader – הפתרון האוטומטי

DocReader מאפשר טיפול אוטומטי בחשבוניות PDF שמגיעות במייל:

• קליטה ישירה מהמייל ללא צורך בהורדה ידנית

• זיהוי כל השדות הרלוונטיים לחשבונית

• בדיקה אוטומטית של חריגות, חוסרים וכפילויות

• קליטה ושקיפות מלאה בפריוריטי

• חיסכון משמעותי בזמן ויציבות תהליך ההקלדה

תוצאה: תהליך קליטה מהיר, מדויק ושקוף של חשבוניות PDF שנשלחות במייל, עם הפחתת טעויות הקלדה וחיסכון בזמן העבודה של צוות הנה״ח.

סגירת חודש היא אחד מהתהליכים הלחוצים והרגישים ביותר בצוות הנה״ח: עשרות עד מאות חשבוניות נכנסות ברגע האחרון, ויש לבדוק כל מסמך לפני רישום או תשלום. כשהתהליך ידני, נוצר עומס גדול, צווארי בקבוק ועיכובים. הפתרון הוא אוטומציה חכמה שמזרזת את סגירת החודש ומבטיחה סדר, דיוק ובקרה מלאה.

איך זה עובד בפועל:

1. קליטה אוטומטית של כל החשבוניות
   כל חשבונית, מכל פורמט – PDF, סריקה, מייל או Excel – נקלטת למערכת אוטומטית וממולאת בפריוריטי.

2. בדיקות חכמות ואיתור חריגות
   כל חשבונית נבדקת אוטומטית לכפילויות, חוסרים, אי התאמות להזמנה או תעודת משלוח. חריגות מסומנות לבדיקה ידנית בלבד.

3. תהליך אישור מובנה ושקוף
   צוות הנה״ח מקבל סטטוס ברור של כל החשבוניות, וכל פעולה מתועדת במערכת – קליטה, בדיקה ואישור – בלי הצורך במעקב ידני או חיפושים במסמכים.

4. קליטה מיידית בפריוריטי לאחר אישור
   חשבוניות תקינות נכנסות אוטומטית לפריוריטי מוכנות לרישום ולתשלום, מה שמקצר משמעותית את תהליך סגירת החודש.

DocReader – הפתרון שמזרז סגירת חודש

DocReader מאפשר סגירת חודש מהירה ויעילה בפריוריטי, בלי להעמיס על צוות הנה״ח:

• קליטה אוטומטית של עשרות עד מאות חשבוניות ביום

• זיהוי חריגות, חוסרים וכפילויות בזמן אמת

• תיעוד ושקיפות מלאה לכל פעולה

• הקטנת עומס ידני והפחתת טעויות הקלדה

תוצאה: סגירת חודש מהירה, מדויקת ושקופה, חיסכון בזמן והפחתת עומס על הנהלת החשבונות.