מה כולל הארכיון הדיגיטלי?
ניהול מסמכים מרכזי
אחסון כל סוגי הקבצים: חשבוניות, תעודות משלוח, חוזים, מסמכי הנה"ח ורכש – עם סיווג אוטומטי.
איך זה נראה בממשק?
מסך ראשי המציג טבלת מסמכים חכמה, עם עמודות דינמיות כמו סוג מסמך, לקוח, תאריך, סכום וסטטוס.
בצד שמאל – עץ תיקיות חכם (לקוחות / ספקים / סוגי מסמכים), שמתעדכן אוטומטית לפי פעילות.
כל מסמך מוצג ככרטיס עם תצוגה מקדימה (Preview), ובלחיצה נפתחת תצוגה מלאה עם פרטי מטא-דאטה.
תגיות צבעוניות (Tags) מסמנות סוגים שונים של מסמכים ומאפשרות זיהוי מהיר בעין.
חיפוש חכם ומהיר (OCR + AI)
איתור מסמכים תוך שניות לפי כל פרמטר.
איך זה נראה בממשק?
שורת חיפוש עליונה “Google-like” – ניתן להקליד כל מילה שמופיעה בתוך המסמך עצמו.
מתחת לשורת החיפוש – פילטרים מתקדמים: תאריך, לקוח, סכום, סוג מסמך, סטטוס.
תוצאות החיפוש מוצגות עם הדגשה (Highlight) של המילים שנמצאו בתוך המסמך.
בנוסף, קיימת אפשרות לחיפוש משולב: למשל "חשבוניות מעל 10,000 ש"ח של לקוח X בחודש ינואר".
אינטגרציה מלאה ל-ERP
חיבור ישיר ל-Priority, SAP ומערכות נוספות.
איך זה נראה בממשק?
בתוך מערכת ה-ERP – כפתור ייעודי של "צפה במסמכים" בכל כרטיס לקוח/ספק או תנועה פיננסית.
בלחיצה נפתח חלון צד (Side Panel) עם כל המסמכים הרלוונטיים – ללא מעבר בין מערכות.
ניתן לפתוח מסמך, להוריד, לשתף או להמשיך תהליך אישור – ישירות מתוך ה-ERP.
הסנכרון הוא דו-כיווני, כך שכל מסמך חדש מתויג אוטומטית לפי הנתונים הקיימים במערכת.
חתימות דיגיטליות וניהול תהליכי אישור
ניהול תהליכי אישור מסמכים בתוך המערכת (DocCycle), כולל חתימות דיגיטליות ומעקב אחר סטטוס.
איך זה נראה בממשק?
מסך מרכזי המציג רשימת מסמכים בתהליך, עם סטטוס ברור לכל מסמך: ממתין לאישור / אושר / נדחה.
לחיצה על מסמך פותחת תצוגה מלאה בצד אחד, ובצד השני ציר התהליך – מי כבר חתם, מי הבא בתור, והערות שהתווספו לאורך הדרך.
כפתורי פעולה בולטים: "אשר" / "דחה" / "העבר לגורם נוסף", כולל אפשרות להוסיף חתימה דיגיטלית בלחיצה אחת או מהנייד.
בנוסף, יש טיימליין המציג היסטוריה מלאה של כל פעולה שבוצעה על המסמך.
גישה מכל מקום
ממשק נוח לנייד ולדסקטופ – מאפשר עבודה שוטפת גם מחוץ למשרד.
איך זה נראה בממשק?
בדסקטופ – דשבורד נקי עם תפריט צד, חיפוש עליון, וכרטיסיות לפי סוגי מסמכים.
בנייד – אפליקציה מותאמת עם תצוגת כרטיסים (Cards), שבה כל מסמך מופיע עם סטטוס, שם לקוח ותאריך.
ניתן לפתוח מסמך בלחיצה, לצפות בו בצורה מותאמת למסך קטן, ולבצע פעולות כמו אישור, חתימה או שיתוף — בדיוק כמו במחשב.
התראות פוש מודיעות בזמן אמת על מסמכים שמחכים לטיפול.
אבטחת מידע מתקדמת
הרשאות משתמשים, הצפנה, וגיבוי מלא – בהתאם לסטנדרטים הגבוהים ביותר.
איך זה נראה בממשק?
מסך ניהול הרשאות ייעודי שבו ניתן להגדיר תפקידים (Roles) כמו הנה"ח, מנהל רכש, מנהל כספים וכו’.
לכל תפקיד ניתן לקבוע גישה ברמת פירוט גבוהה: צפייה בלבד, עריכה, חתימה, או מחיקה.
לצד כל מסמך מופיע אייקון הרשאות שמראה מי יכול לגשת אליו.
בנוסף, קיים לוג פעילות מפורט המציג כניסות, צפיות ושינויים – עם חותמת זמן ומשתמש.
המערכת מציגה חיווי ויזואלי ברור למסמכים רגישים או מוגנים במיוחד.
קליטת מסמכים חכמה
סריקה מהירה באמצעות מובייל/סורק, כולל זיהוי אוטומטי של סוג המסמך ושליפת נתונים רלוונטיים.
איך זה נראה בממשק?
כפתור מרכזי של "העלה מסמך" או "סרוק עכשיו".
במובייל – פתיחת מצלמה עם מסגרת חכמה שמזהה את גבולות המסמך אוטומטית ומבצעת חיתוך ויישור.
מיד לאחר ההעלאה, מופיעה תצוגה עם שדות שנשלפו אוטומטית: מספר חשבונית, ספק, סכום, תאריך וכו’.
המשתמש יכול לאשר או לתקן את הנתונים לפני שמירה.
המסמך מתוייג אוטומטית ונשמר בתיקייה המתאימה ללא צורך במיון ידני.
שקיפות ובקרה מלאה
מעקב אחרי מסמכים, היסטוריית פעולות, והתראות על מסמכים חסרים או חריגים.
איך זה נראה בממשק?
דשבורד ניהולי המציג נתונים בזמן אמת:
כמה מסמכים בטיפול, כמה ממתינים לאישור, כמה חסרים לפי תהליכים.
גרפים פשוטים וברורים (עמודות/עוגה) מציגים פילוח לפי מחלקות, סוגי מסמכים או משתמשים.
רשימת חריגים מרכזת מסמכים שלא טופלו בזמן, חסרים או עם שגיאות.
מערכת התראות חכמה מציגה באנרים או שולחת מיילים כאשר יש עיכובים, חריגות או פעולות נדרשות.
ניתן ללחוץ על כל נתון ו"לקדוח פנימה" (Drill Down) עד לרמת המסמך הבודד.
למה זה חשוב לעסק שלך?
✔ חיסכון דרמטי בזמן – אין יותר חיפוש ידני
✔ הורדת עלויות ניירת ואחסון
✔ ייעול תהליכים פנימיים
✔ זמינות מלאה מכל מקום
✔ מוכנות מלאה לביקורות ורגולציה
סמדר – הרבה מעבר לארכיון
הארכיון הדיגיטלי הוא חלק ממערכת Smadar AI – פלטפורמה שמחברת בין OCR, אוטומציה וניהול תהליכים כדי להפוך את הארגון שלך לדיגיטלי באמת.
רוצה לראות איך זה עובד בפועל?
השאר פרטים ונחזור אליך להדגמה קצרה שתשנה את הדרך שבה אתה מנהל מסמכים.