כבר לא נתקעים בגלל חתימה, לא צריך לחפש את המנהל או הלקוח להחתמה, המסמך ישלח אליו לנייד לחתימה לא משנה היכן הוא נמצא
החתמת לקוח על תעודה באישור מיידי באמצעות הטלפון הנייד ללא נייר והמסמך חוזר לתיוק במערכת ה ERP
יכולת ייחודית המאפשרת מנגנון POD (הוכחת מסירה) לנהגים מזדמנים ללא התקנת אפליקציה – הלקוח סורק את הברקוד וחותם על התעודה במכשיר הנייד שלו.
בין אם אתם עובדים עם פריוריטי, סאפ, חשבשבת או כל ERP נפוץ אחר תוכלו להשתמש DocCycle
אין צורך לחכות לתעודה החתומה שאולי תחזור עם הנהג.
Doccycle מאפשרת להעביר את המסמך מגורם לגורם באופן אוטומטי לפי סדר מתוכנן בכל מקום שהחותם נמצא, כבר אין תירוצים, החתימה נעשית בנייד של הגורם החותם ומועברת לחתימת הגורם המאשר – בסיום המסמך החתום מתוייק במערכת הERP והכל במהירות וללא נייר.
בתהליכי מכירה מורכבים, אישור הלקוח על פרטים, שינויים או מפרטים הוא קריטי. הוא גם יכול להיות צוואר בקבוק שמעכב עסקאות. DocCycle מביא פתרון חדשני שמבטל את הבלגן ומייצר תהליך אישור מהיר, פשוט ומאובטח.
במקום לשלוח אינסוף מיילים עם קבצים מצורפים, ב-DocCycle אתם שולחים ללקוח קישור אישי ומאובטח לאישור. הלקוח פותח את המסמך המעוצב והברור, בין אם זה מפרט טכני, מודל עיצובי או הצעת מחיר, חותם דיגיטלית (מכל מכשיר) והאישור נשלח חזרה אליכם אוטומטית.
DocCycle מתאים לכל חברה שיש לה תהליך אישורים אל מול לקוחות, והוא אידיאלי במיוחד עבור:
ארגונים שזקוקים לחתימות של ספקים, לקוחות או גורמים פנימיים על חוזים, הזמנות עבודה, הצעות מחיר או מסמכים פיננסיים – ורוצים לנהל את כל מחזור החתימות במקום אחד, בלי מיילים ובלי ניירת.
חברות שמחתימות לקוחות וספקים מרחוק, בארץ או בחו״ל, וזקוקות לפתרון חתימה דיגיטלית פשוט, מאובטח וחוקי – ללא צורך בהתקנות או תוכנות צד שלישי.
עסקים שעובדים עם ERP (כגון Priority / SAP) ורוצים שתהליך החתימה יהיה חלק אינטגרלי מהמערכת – עם סטטוס בזמן אמת, תיעוד מלא ובקרה חשבונאית ומשפטית.
היתרון המרכזי הוא התיעוד והבקרה. מרגע שהלקוח חותם, כל האישור והפרטים הרלוונטיים מתועדים אוטומטית במערכת ה-ERP שלכם. זה חוסך לכם זמן יקר על הקלדה ידנית, מבטל טעויות אנוש ומבטיח שקיפות מלאה לכל אורך התהליך. DocCycle מבטיח שהכול יתועד, יתוארך וייחתם באופן דיגיטלי, מה שמקצר את תהליך המכירה, מונע מחלוקות עתידיות ומעניק ללקוח חוויה מקצועית ונוחה יותר.
מאפשר לארגון להחתים כל מסמך בקלות ומהירות בזכות הממשק הידידותי: מגדירים את הגורמים החותמים ומיקום השדות למילוי וחתימה והמסמך החתום חוזר לתיוק בארכיון דיגיטלי בשרת המקומי של הארגון…ואם כבר סדר וארגון אז המערכת תזכיר לחותם ששכח בשבילכם.
מאפשרת לצוות השירות/ מכירות להחתים לקוחות באופן מיידי באמצעות שליחת מסרון SMS (או אימייל) לנייד של הלקוח והחתמה מקוונת (On-line) של הזמנות / תעודה/ דוח טכנאי וכו' ללא נייר וקליטת המסמך החתום למערכת המידע באופן אוטומטי.
תהליך החתימה מספקת חווית משתמש קלה ונוחה ללקוחותכם כמו חתימה על מסמך.
וכך זה מתבצע :
ההזמנה החדשה מופקת ממערכת המידע ומשוגרת ללקוח באמצעות קישור בהודעת מסרון SMS, הלקוח חותם על ההזמנה והיא חוזרת אוטומטית לתיוק בארכיון הדיגיטלי.
יכולת ייחודית המאפשרת יכולות POD (הוכחת מסירה) לנהגים מזדמנים ללא התקנת אפליקציה.
אם החברה שלך מספקת סחורה ללקוחות ואתם עובדים עם נהגים חיצוניים שאינם קבועים – הפתרון הבא תפור למידותיך.
וכך זה מתבצע :
הנהג יוצא למסלול החלוקה שלו עם הסחורה ותעודות משלוח מקור.
כשפורק את הסחורה באתר הלקוח – הנהג או הלקוח סורקים בטלפון הנייד את הברקוד שמוטבע על התעודה ומייד נפתחת תעודת המשלוח העתק ע"ג המכשיר. הלקוח מאשר קבלתה הסחורה בחתימתו וזהו… המסמך החתום כבר בדרך חזרה לתיוק במערכת המידע של הארגון באופן אוטומטי וללא ניירת.
לנהג יש יכולת לדווח אחורה במידה ויש שוני בין התעודה לבין הסחורה שסופקה ללקוח, בנוסף יכול לצלם את הסחורה או כל מסמך אחר ששיך לתעודה.
מיקום ה GPS של הנהג במעמד החתימה נשמר במערכת
תהליך קליטת חשבוניות ספקים בפריוריטי גוזל הרבה זמן לא בגלל פריוריטי, אלא בגלל האופן שבו הוא מתבצע בפועל ברוב הארגונים.
להלן הגורמים המרכזיים שמאטים את התהליך:
חשבוניות מגיעות במייל, ב-PDF, בצילום מהנייד, בקובץ סרוק או אפילו מודפס.
כל פורמט נראה אחרת, דורש פתיחה, בדיקה והבנה – עוד לפני שמתחילים להזין נתונים לפריוריטי.
במרבית החברות, עובד הנה״ח צריך להקליד ידנית:
מספר ספק
מספר חשבונית
תאריך
סכומים
מע״מ
פריטי חיוב
כל פעולה כזו לוקחת זמן, מחייבת ריכוז, ורגישה לטעויות שמובילות לתיקונים, זיכויים ובדיקות חוזרות.
לפני קליטת החשבונית, יש לוודא התאמה להזמנה, תעודת משלוח או הסכם.
הבדיקה הזו מתבצעת לעיתים מחוץ לפריוריטי (מיילים, קבצים, ארכיון), ואז חזרה למערכת – תהליך שמבזבז זמן ויוצר נתק תפעולי.
חשבוניות רבות דורשות אישור של מנהלים או גורמים נוספים.
כאשר האישור מתבצע במיילים, הודעות או שיחות טלפון – אין רצף, אין שקיפות, ויש המתנות מיותרות שמעכבות את הקליטה.
כל ספק שולח חשבונית במבנה אחר, עם שדות במיקומים שונים ולעיתים ללא פרטים מלאים.
המשמעות: כל חשבונית “מטופלת מחדש” כאילו זו הפעם הראשונה.
טעות קטנה בהקלדה גוררת:
זיהוי מאוחר
בדיקה חוזרת
ביטול מסמך
הזנה מחדש
כל תיקון כזה שובר את רצף העבודה וגוזל זמן רב יותר מהקליטה הראשונית.
קליטת חשבוניות ספקים בפריוריטי גוזלת זמן כי היא מבוססת על עבודה ידנית, מעבר בין מערכות, ותלות באנשים – ולא על תהליך רציף ואוטומטי.
זו לא בעיית מערכת – זו בעיית תהליך.
וכאשר התהליך מתייעל, גם פריוריטי עובד מהר, מדויק ורגוע הרבה יותר.
