כשמפיקים את המסמכים ממערכת המידע ללקוח – מתווסף ברקוד על גבי התעודה. מחתימים את הלקוח על התעודה וכשהיא חוזרת למשרד – סורקים אותה למערכת סמדר, המערכת קוראת את הברקוד ומתייקת באופן אוטומטי את המסמכים לארכיון הדיגיטלי ללא התערבות ידנית בקלות ובמהירות.

עבור מסמכי רכש חיצוניים ניתן להפיק מדבקה עם ברקוד שתודבק על המסמך ותסרק למערכת.