כשיש כמה מנהלי חשבונות המנהלים חשבוניות במקביל, קל מאוד לאבד אחידות: מסמכים כפולים, סטנדרטים שונים לעיבוד, ובדיקות לא עקביות. הפתרון הוא תהליך אוטומטי שמסדיר את כל החשבוניות בצורה אחידה ומובנית, לכל הצוות.

איך זה עובד בפועל:

1. מרכז אחיד לכל החשבוניות
   כל החשבוניות – PDF, סריקות, מיילים או Excel – נכנסות למערכת אחת מרכזית. כל מנהל חשבונות עובד על אותו מקור נתונים, ללא כפילויות או מסמכים מנותקים.

2. תהליך אחיד לזיהוי ומיון
   המערכת מזהה אוטומטית את כל השדות הקריטיים: מספר ספק, מספר חשבונית, תאריך, סכומים, התאמה להזמנה או תעודת משלוח. כל החשבוניות מסודרות לפי קריטריונים אחידים – ספק, תאריך, סטטוס אישור.

3. בדיקות חכמות ואחידות
   חריגות, חוסרים או כפילויות מסומנות באופן אוטומטי, וכל היתר מתקדם בתהליך אוטומטי לפי חוקים אחידים – כך שאין הבדל בין מנהל חשבונות אחד לאחר.

4. אישור ושקיפות לכל הצוות
   כל שינוי או תיקון נשמר עם תיעוד מלא בפריוריטי. כל מנהל חשבונות יכול לראות את הסטטוס של כל חשבונית בזמן אמת, מה שמבטיח סדר, שקיפות ובקרה אחידה.

DocReader – הפתרון האוטומטי

DocReader מאפשר ליצור תהליך קליטה אחיד לכל מנהלי החשבונות:

• קליטה אוטומטית של כל חשבוניות מכל מקור

• זיהוי, מיון ובדיקות אחידות

• שמירה על בקרה ואישורים בפריוריטי

• מניעת כפילויות וטעויות הקלדה

• זרימה חלקה גם כשיש כמה אנשי הנה״ח

תוצאה: כל הצוות עובד באותה שפה, על אותה מערכת, עם סדר, דיוק ושקיפות – בלי להגדיל כוח אדם או להתפשר על בקרה.