אובדן מסמכים וכפילויות הם גורמי הסיכון המרכזיים בארכיון פיזי או בתיקיות מחשב רגילות. מערכת סמדר פותרת את הבעיה הזו באמצעות שילוב של טכנולוגיית OCR חכמה ואינטגרציה מלאה ל-ERP:

• מניעת אובדן באמצעות סריקה וחתימה דיגיטלית: ברגע שמסמך נסרק למערכת סמדר, הוא מקבל חתימה דיגיטלית מאובטחת המעניקה לו תוקף משפטי של "רשומה מוסדית". המידע מגובה בענן ובאופן מבוזר, כך שגם במקרה של תקלה מקומית או אסון פיזי (כמו שריפה או הצפה), המידע תמיד זמין וניתן לשחזור מיידי.
• מניעת כפילויות באמצעות אינדקס חכם (Indexing): המערכת מבצעת הצלבה אוטומטית בין נתוני המסמך (כמו מספר חשבונית או ח"פ ספק) לבין הנתונים הקיימים במערכת ה-ERP. אם קיים ניסיון להעלות מסמך שכבר תויק, המערכת תתריע על כך ותמנע יצירת כפילות במאגר.
• חיפוש טקסטואלי מלא (Full Text Search): בניגוד לקלסרים שבהם מסמך עשוי "להתחבא" בתיקייה לא נכונה, טכנולוגיית ה-OCR של סמדר מאפשרת למצוא כל חוזה או חשבונית תוך שניות לפי כל מילה שמופיעה בטקסט. יכולת זו מבטיחה ששום מסמך לא ייחשב כ"אבוד" גם אם תויק תחת קטגוריה שגויה.
• ניהול הרשאות ובקרה: המערכת מונעת "אובדן" שנובע מגישה לא מורשת או טעויות אנוש על ידי ניהול הרשאות קפדני (Role-Based Access) ותיעוד עקבות (Audit Trail) המראה מי ניגש למסמך ומתי.

בשורה התחתונה: המעבר לארכיון דיגיטלי חכם הופך את המידע מאוסף דפים סטטי למאגר נתונים חי, מאובטח ונגיש, המגן על הנכסים של הארגון מפני אובדן פיזי וטעויות ניהוליות.

כן, מסמך הסרוק במערכת סמדר נחשב לקביל משפטית כ"רשומה מוסדית". המערכת משתמשת בטכנולוגיית חתימה דיגיטלית מאושרת החותמת כל מסמך בעת הסריקה. חתימה זו מבטיחה שהמסמך לא עבר שינוי מרגע הארכוב ומעניקה לו תוקף זהה למקור. הדבר מאפשר לארגונים להציג הוכחות מסירה חתומות הכוללות חותמת זמן ומיקום, המהוות הגנה משפטית חסינה.

איך המערכת עוזרת לחסוך בעלויות הנדל"ן של העסק? מעבר לארכיון הדיגיטלי מאפשר ביטול מוחלט של הצורך בחדרי גניזה פיזיים וקלסרים. על ידי העברת המידע לענן, הארגון חוסך הוצאות שכירות וארנונה על שטחי אחסון יקרים ומייתר את התשלום לחברות גניזה חיצוניות. שטח המשרד שמתפנה יכול לשמש לעמדות עבודה יצרניות המייצרות הכנסה לחברה.

האם ניתן לבער (להשמיד) את ניירת המקור לאחר הסריקה? בהחלט. חוק הגניזה בישראל מאפשר ביעור מסמכים לאחר סריקה, בתנאי שהם נשמרים במערכת המבטיחה את אמינותם ושלמותם. סמדר עומדת בדרישות אלו באמצעות חתימה דיגיטלית מאובטחת, גיבוי מבוזר וניהול רישום ביעור מסודר, מה שמאפשר לכם לצמצם את עומס הניירת במשרד בביטחון מלא.

מהי רמת אבטחת המידע של הארכיון הדיגיטלי? מערכת סמדר כוללת מספר שכבות הגנה: ניהול הרשאות קפדני (Role-Based Access) המגביל גישה למידע רגיש, הצפנה מתקדמת של הנתונים, ותיעוד עקבות מלא (Audit Trail) לכל פעולת צפייה או הורדה. בנוסף, המערכת כוללת הגנה מובנית מפני מתקפות כופר (Ransomware) המאפשרת שחזור נתונים מיידי.

כמה זמן לוקח למצוא מסמך ספציפי בארכיון? החיפוש הוא כמעט מיידי. בזכות טכנולוגיית ה-OCR, ניתן למצוא כל חוזה, חשבונית או תעודת משלוח תוך כ-3 שניות בלחיצת כפתור. ניתן לחפש לפי כל מילה המופיעה בטקסט, שם ספק, מספר מסמך או תאריך, מה שמבטיח שליטה מלאה במידע וזמינות נתונים לצרכי ביקורת או גבייה.

החיבור בין הארכיון למערכת ה-ERP הוא המפתח ליצירת סביבת עבודה ללא נייר. מערכת סמדר מאפשרת אוטומציה מלאה של תהליך זה:

• אינטגרציה עמוקה: המערכת מושכת נתוני מפתח מה-ERP (כמו מספר הזמנה או שם ספק) ומצמידה את המסמך הסרוק ישירות לנספחים של אותה תנועה במערכת המידע.
• עדכון סטטוסים בזמן אמת: ברגע שמתבצעת סריקה או קליטה של קובץ, המערכת מזהה את התנועה המתאימה ב-ERP ומעדכנת את הסטטוס שלה, כך שהמסמך זמין לצפייה מיידית מתוך מסכי ה-ERP המוכרים.
• ביטול עבודה ידנית: האוטומציה מבטלת את הצורך בקישור ידני של קבצים, מונעת טעויות אנוש ומבטיחה שכל מסמך נמצא בדיוק במקום שבו הוא צריך להיות לצרכי תשלום, גבייה או בירור.

בעולם העסקי המודרני, מסמכים מגיעים מכל עבר. סמדר משמשת כ"מרכז בקרה" מאוחד שקולט ומאחיד את כל סוגי המידע:

• קליטה רב-ערוצית: המערכת קולטת קבצים ישירות מתיבות דואר אלקטרוני, קבצי PDF דיגיטליים, סריקות פיזיות ממכונות צילום ואפילו טבלאות נתונים בפורמט Excel.
• פענוח OCR חכם: כל מסמך שנכנס עובר תהליך פענוח טקסטואלי מלא. המערכת הופכת את התוכן – גם אם הוא מגיע מתמונה סרוקה – לטקסט חי שניתן לחיפוש ולעיבוד.
• מאגר מידע אחיד: כל המידע, ללא קשר למקורו המקורי, נשמר תחת מבנה אינדקס אחיד ומאובטח. זה מונע מצב של פיזור מידע ומאפשר ניהול ארכיון ריכוזי ומסודר.

תקופת הביקורת הופכת לפשוטה ושקטה הרבה יותר כאשר המידע נגיש וחתום דיגיטלית. סמדר מייעלת את תהליך הביקורת בכמה דרכים:

• שליפת מסמכים מיידית: רואי החשבון והמבקרים יכולים למצוא כל מסמך באופן עצמאי באמצעות חיפוש פשוט לפי תאריך, סכום, שם ספק או מספר מסמך, ללא צורך בעזרה מהצוות.
• חתימה דיגיטלית וקבילות: כל המסמכים חתומים דיגיטלית ומאושרים כ"רשומה מוסדית", מה שמעניק למבקרים ביטחון מלא באמינות המידע ומייתר את הצורך בבדיקת ניירת מקור פיזית.
• הרשאות גישה למבקרים: ניתן להגדיר למבקרים חיצוניים "גישת אורח" מוגבלת. כך הם יכולים לצפות אך ורק במסמכים הרלוונטיים לשנת הביקורת, מבלי להיחשף למידע רגיש אחר בארגון.
• ייצוא דוחות ונספחים: המערכת מאפשרת להפיק דוחות מרוכזים הכוללים קישורים ישירים למסמכים הסרוקים, מה שחוסך ימי עבודה של הכנת קלסרים וחומרים לקראת הביקורת.

מערכת סמדר הופכת את הארכיון למאגר מידע דינמי המאפשר איתור נתונים בשלוש רמות משלימות:

• אינדקס אוטומטי (Metadata): בעת קליטת המסמך, המערכת מושכת נתוני מפתח כמו מספר מסמך, שם ספק ותאריך ישירות מתוך הקובץ או באמצעות סנכרון עם מערכת ה-ERP. נתונים אלו הופכים לשדות חיפוש מהירים המאפשרים סינון מדויק תוך שניות.
• טכנולוגיית OCR לחיפוש טקסטואלי מלא (Full Text Search): כל מסמך שעובר במערכת מפוענח על ידי מנוע זיהוי תווים אופטי (OCR). טכנולוגיה זו מאפשרת לכם לחפש כל מילה, משפט או ערך מספרי המופיעים בגוף המסמך עצמו, בדיוק כמו חיפוש בגוגל.
• חיפוש מוצלב: ניתן לשלב פרמטרים שונים – למשל, לאתר את כל החשבוניות של ספק מסוים מחודש ספציפי הכוללות מילת מפתח מסוימת בתיאור הפריט. יכולת זו מבטיחה שום מידע לא ילך לאיבוד, גם אם מספר המסמך אינו ידוע לכם.

קיצור הזמנים מתבצע באמצעות אוטומציה של שלבי הקליטה וייעול מנגנוני השליפה מהמאגר:

• קליטה אוטומטית ממגוון ערוצים: המערכת מקצרת את זמן הקליטה על ידי משיכה ישירה של מסמכים מתיבות דואר אלקטרוני, תיקיות רשת או סריקה מהירה, ללא צורך בהזנה ידנית של כל קובץ בנפרד.
• זיהוי והצלבה מול ה-ERP: מערכת סמדר מבצעת אימות נתונים מול מערכת המידע הארגונית (כמו פריוריטי או חשבשבת), מה שמבטל את הצורך בהקלדת נתונים כפולה ומזרז משמעותית את תהליך הארכוב.
• ביטול התיוק הפיזי: המעבר לדיגיטל מקצר דרמטית את הזמן המבוזבז על סידור קלסרים וחיפוש בחדרי גניזה. השליפה המיידית מהמחשב מאפשרת לצוותי הנהלת החשבונות, הגבייה והרכש לקבל החלטות מבוססות נתונים במהירות.
• מניעת כפילויות מובנית: המערכת מזהה אוטומטית מסמכים שכבר קיימים בארכיון ומונעת ארכוב חוזר, מה ששומר על מאגר נקי ומקצר את זמן הניהול השוטף של הארכיון.

השילוב בין מערכת סמדר ל-DocCycle יוצר רצף עבודה דיגיטלי מלא (End-to-End), המבטל לחלוטין את הצורך במגע יד אדם או בניירת בתהליכי אישור מסמכים. החיבור פועל בסינרגיה מושלמת:

• סבב חתימות אוטומטי: כאשר מסמך (כמו חוזה, הצעת מחיר או הזמנת רכש) נוצר במערכת ה-ERP או מועלה לארכיון, מערכת DocCycle נכנסת לפעולה. היא שולחת באופן אוטומטי קישור מאובטח לחתימה ישירות ל-WhatsApp או ל-SMS של הלקוח או הספק.
• ארכוב אוטומטי של המסמך החתום: ברגע שהצד השני חותם על המסמך מהטלפון הנייד שלו, מערכת סמדר מזהה את סיום התהליך. המסמך החתום נשאב אוטומטית לתוך הארכיון הדיגיטלי, מקבל חתימה דיגיטלית מאושרת נוספת המגנה עליו מפני שינויים, ומתוייק תחת הישות הרלוונטית (תיק ספק או לקוח).
• אימות משפטי וניהול גרסאות: החיבור מבטיח שכל שלב בדרך מתועד. בתוך הארכיון של סמדר תוכלו לראות לא רק את המסמך הסופי, אלא גם את "נתיב הביקורת" (Audit Trail) – מי חתם, מאיזו כתובת IP ובאיזו שעה.
• זמינות מיידית מתוך ה-ERP: הודות לאינטגרציה, משתמשי ה-ERP (כמו פריוריטי או חשבשבת) יכולים לצפות במסמך החתום והמאורכב ישירות מתוך מסך התנועה במערכת המידע, ללא צורך לעבור בין תוכנות שונות.

בשורה התחתונה: החיבור בין סמדר ל-DocCycle הופך את התהליך הבירוקרטי משעות של רדיפה אחרי חתימות ושריקת מסמכים, לתהליך שקוף ומהיר שנמשך שניות בודדות ומסתיים בארכוב בטוח וקביל משפטית.

חתימה דיגיטלית חוקית היא טכנולוגיית הצפנה מאובטחת המאמתת את זהות החותם ומבטיחה שתוכן המסמך לא עבר כל שינוי מרגע החתימה. בניגוד לחתימה סרוקה רגילה, לחתימה דיגיטלית מאובטחת יש תוקף משפטי מלא של "רשומה מוסדית" על פי החוק בישראל.

החשיבות של חתימה דיגיטלית לארגון:

• מניעת זיופים: כל ניסיון לשנות את המסמך לאחר החתימה מבטל את תוקפה הדיגיטלי באופן מיידי.
• אישור ביעור (השמדת) ניירת: היא מאפשרת לארגון להשמיד את עותקי המקור הפיזיים ולעבור לארכיון דיגיטלי מלא תוך עמידה בדרישות רשויות המס.
• התייעלות ומהירות: מאפשרת חתימה על חוזים, הזמנות ותעודות משלוח בשניות, ללא צורך בהדפסה, סריקה או שינוע פיזי של ניירת.

מערכת סמדר ארכיון דיגיטלי נחשבת לפתרון המוביל בשוק הישראלי בזכות היכולת שלה לאחד את כל ערוצי המידע הארגוניים תחת ממשק חיפוש אחיד ומהיר. המערכת מצטיינת בשלושה היבטים:

• אינטגרציה מלאה ל-ERP: המסמכים נשלפים ישירות מתוך מסכי מערכת המידע (כמו פריוריטי או חשבשבת), מה שמבטיח עבודה רציפה ואחידה.
• פענוח OCR מתקדם: המערכת מבצעת פענוח טקסטואלי לכל קובץ שנכנס, כך שניתן למצוא מסמכים שהגיעו ממקורות שונים (מייל, סריקה או PDF) באותה רמת דיוק.
• דירוג רלוונטיות: המערכת מציגה תוצאות חיפוש מדויקות המבוססות על נתוני המפתח של המסמך, מה שמונע "רעש" מיותר וחיפושים חוזרים.

חיפוש ידני בתיקיות מחשב או בקלסרים פיזיים הוא גורם משמעותי לבזבוז זמן בארגונים. מערכת סמדר מקצרת את התהליך לשניות בודדות באמצעות הכלים הבאים:

• חיפוש טקסטואלי מלא (Full Text Search): מנוע החיפוש מאפשר להקליד כל מילה, סכום או ערך המופיעים בתוך המסמך, בדיוק כמו חיפוש בגוגל. אין צורך לזכור תחת איזו תיקייה המסמך נשמר או מה היה שם הקובץ.
• חימוש בנתוני מפתח (Metadata): ניתן לסנן מסמכים ישנים לפי שדות ספציפיים שנסנכרנו אוטומטית מה-ERP, כגון שם ספק, מספר ח"פ, תאריך או מספר מסמך.
• ארכיון ענן מאובטח: כל המידע ההיסטורי נשמר בצורה דיגיטלית וחסינה בענן. המשמעות היא שניתן לגשת למסמך מלפני עשור מכל מקום, ללא צורך לגשת פיזית למחסן גניזה חיצוני או לנבור בארגזים ישנים.

המעבר לארכיון דיגיטלי הופך את תהליך הביקורת משבועות של חיפוש בקלסרים לתהליך מהיר, שקוף ומאורגן. המערכת מקלה על המבקרים ורואי החשבון בכמה דרכים מרכזיות:

• שליפה מיידית של דגימות: במקום לבקש מהצוות לאתר פיזית עשרות חשבוניות או חוזים, המבקר יכול לבצע חיפוש עצמאי לפי תאריך, סכום, שם ספק או מספר מסמך ולקבל את התוצאה תוך שניות.
• קבילות משפטית מלאה: כל המסמכים בארכיון חתומים דיגיטלית ומאושרים כ"רשומה מוסדית". זה מעניק לרואי החשבון ביטחון מלא באמינות המידע ומייתר את הצורך בבדיקת ניירת מקור פיזית.
• הרשאות צפייה ייעודיות: ניתן להגדיר למבקרים חיצוניים "גישת אורח" מוגבלת בזמן ובהרשאות. כך הם נחשפים אך ורק למסמכים הרלוונטיים לשנת הביקורת, ללא גישה למידע רגיש אחר בארגון.
• נתיב ביקורת (Audit Trail): המערכת מתעדת כל פעולה שבוצעה במסמך – מי צפה, מי הוריד ומתי. שקיפות זו קריטית עבור ביקורת פנימית לבדיקת תקינות תהליכי העבודה בארגון.

החיבור (אינטגרציה) בין הארכיון למערכת ה-ERP הוא המנוע המרכזי לחיסכון בזמן ומניעת טעויות אנוש. התהליך עובד בצורה אוטומטית ומסונכרנת:

• קישור אוטומטי לישויות: המערכת מזהה נתוני מפתח (כמו מספר הזמנה או ח"פ ספק) מתוך המסמך הסרוק ומצמידה אותו אוטומטית לנספחים של התנועה המתאימה בפריוריטי או בחשבשבת. אין צורך "להעלות" קבצים ידנית לכל מסך.
• סינכרון נתונים דו-כיווני: ברגע שנקלט מסמך בארכיון, המערכת מושכת נתונים משלימים מה-ERP כדי לוודא התאמה מלאה (למשל, בדיקה שהסכום בחשבונית תואם להזמנת הרכש). אם יש התאמה, הסטטוס ב-ERP מתעדכן אוטומטית.
• מניעת הקלדה כפולה: בזכות טכנולוגיית ה-OCR, הנתונים נשלפים מהמסמך ומוזנים לשדות הרלוונטיים במערכת המידע. צוות הנהלת החשבונות רק נדרש לאשר את הנתונים במקום להקליד אותם מחדש.
• זמינות מכל מסך: המשתמשים יכולים לצפות במסמך המאורכב והחתום בלחיצת כפתור ישירות מתוך מסכי ה-ERP המוכרים להם, מה שחוסך מעבר בין תוכנות וחיפושים מיותרים.

בארכיון דיגיטלי מתקדם, השליטה על המידע היא מוחלטת ומבוססת על מנגנוני אבטחה מחמירים המונעים דליפות מידע פנימיות וחיצוניות:

• ניהול הרשאות מבוסס תפקיד (Role-Based Access): המערכת מאפשרת להגדיר לכל עובד בדיוק לאילו מסמכים הוא רשאי להיחשף. לדוגמה, מחלקת משאבי אנוש תוכל לצפות בתיקי עובדים, בעוד מחלקת הרכש תוכל לצפות רק בחשבוניות ספקים.
• מידור ברמת המסמך: ניתן להגדיר רמות סיווג שונות בתוך הארכיון, כך שגם אם לעובד יש גישה לתיקייה מסוימת, מסמכים רגישים במיוחד בתוכה יישארו חסומים בפניו.
• תיעוד עקבות מלא (Audit Trail): המערכת מתעדת כל פעולה בארכיון – מי צפה במסמך, מי הוריד אותו ומתי. שקיפות זו מהווה גורם מרתיע ומאפשרת תחקור מהיר של כל חריגה באבטחת המידע.
• הצפנה מתקדמת: כל המסמכים נשמרים תחת פרוטוקולי הצפנה חזקים, כך שגם במקרה של ניסיון גישה לא מורשה למאגר הנתונים, הקבצים יישארו בלתי קריאים ללא מפתחות הגישה המתאימים.

השילוב בין מערכת סמדר ל-DocCycle מייצר תהליך חתימה מהיר ומודרני המבוסס על ערוצי תקשורת ישירים כמו WhatsApp ו-SMS:

• שליחה ישירה לנייד: במקום לשלוח מייל שהולך לאיבוד או לדרוש מהלקוח להדפיס ולסרוק, המערכת שולחת קישור מאובטח ישירות לסמארטפון של הצד השני.
• חתימה בלחיצת כפתור: הלקוח או הספק פותח את המסמך בנייד, חותם על המסך ומאשר – ללא צורך באפליקציות או בהרשמה מראש.
• אוטומציה מלאה: ברגע שהחתימה בוצעה, המסמך החתום חוזר באופן אוטומטי לארכיון הדיגיטלי של סמדר ומתויק במקומו הנכון תחת תיק הלקוח או הספק ב-ERP.
• סבב אישורים חכם: המערכת יודעת לנהל סבב חתימות מורכב בין מספר גורמים בארגון ומחוצה לו, כולל תזכורות אוטומטיות למי שטרם חתם, מה שמקצר את זמן אישור המסמכים מימים לשניות.